Mục lục
- 1. Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là gì?
- 2. Mục đích sử dụng của chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
- 3. 4 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
- 4. Trách nhiệm của đơn vị quản lý, sử dụng chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
- 5. Giải pháp tối ưu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
- 6. PSA cung cấp dịch vụ vận hành tòa nhà văn phòng uy tín
Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là vấn đề gây đau đầu cho nhiều chủ đầu tư và đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng. Bởi đây sẽ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành của tòa nhà. Dưới đây là tất cả những điều bạn cần biết về chi phí vận hành tòa nhà văn phòng và các mẹo tối ưu chi phí hiệu quả nhất.
1. Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là gì?
Để hiểu rõ từ A-Z về chi phí vận hành tòa nhà văn phòng, bước đầu tiên bạn cần nắm được khái niệm cũng như mức phí vận hành tòa nhà văn phòng.
1.1. Khái niệm chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
Chi phí vận hành tòa nhà là một khoản phí do bên thuê và sử dụng tòa nhà chi trả cho chủ đầu tư hoặc đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và vận hành tòa nhà. Đơn vị đó sẽ dùng khoản phí thu được để duy trì mọi hoạt động quản lý và vận hành tòa nhà. Đơn vị thuê sẽ được hưởng tất cả các dịch vụ trong tòa nhà để phục vụ cho việc kinh doanh, sau khi đã thanh toán các khoản phí kể trên.
1.2. Mức phí vận hành tòa nhà văn phòng
Đối với các tòa nhà văn phòng cho thuê hay cao ốc, mức phí dịch vụ quản lý tòa nhà thường khá cao, dao động từ 1 USD cho đến 8 USD trên một mét vuông mỗi tháng. Mức giá dịch vụ quản lý này sẽ do các tòa nhà tự quy định, được điều chỉnh tăng giảm tùy thuộc vào vị trí địa lý của từng dự án văn phòng cho thuê khác nhau.
2. Mục đích sử dụng của chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng được chia ra thành nhiều hạng mục phục vụ những mục đích sử dụng khác nhau, bao gồm các hạng mục cơ bản là:
- Phí quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các tiện ích công cộng như: Phí bảo dưỡng và vệ sinh các khu vực chung. Phí chăm sóc và bảo vệ cảnh quan môi trường.
- Phí bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật chung và riêng của tòa nhà văn phòng, phí khắc phục các sự cố hỏng hóc tại các khu vực chung của tòa nhà, phí thu dọn vệ sinh và các thiết bị thu gom rác thải.
Ngoài ra, còn các hạng mục chi phí phụ dành cho các dịch vụ khác:
- Dịch vụ lễ tân tại sảnh chính.
- Dịch vụ giữ xe, bảo vệ tòa nhà, hỗ trợ các sự cố khi cần thiết.
- Dịch vụ thu dọn vệ sinh cho tòa nhà, văn phòng riêng.
- Dịch vụ phun thuốc diệt côn trùng theo định kỳ.
Phụ thuộc vào quy mô, nhu cầu của từng doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư mà chi phí vận hành tòa nhà sẽ có đầy đủ các hạng mục trên hoặc không. Tuy nhiên, các hạng mục cơ bản thì tòa nhà nào cũng cần có.
3. 4 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí vận hành toà nhà như: khu vực tọa lạc, phân hạng tòa nhà, quy mô – diện tích hay tuỳ thuốc theo nhu cầu sử dụng dịch vụ của đơn vị thuê… Chủ đầu tư nên nắm rõ để phân loại được mức chi phí toà nhà văn phòng của mình.
3.1. Khu vực nơi tòa nhà văn phòng tọa lạc
Các khu vực trong thành phố lớn được phân chia theo quận, nếu tòa nhà tọa lạc ở các quận trung tâm thì chi phí vận hành thường cao hơn so với các quận xa trung tâm do giá đất ở trung tâm cao hơn.
3.2. Phân hạng tòa nhà
Văn phòng cho thuê sẽ phân rõ thành hạng A, B, C. Có tiêu chí rõ ràng để phân hạng tòa nhà văn phòng như sau:
| STT | TIÊU CHÍ | HẠNG A | HẠNG B | HẠNG C |
| 1. Hệ thống kỹ thuật | ||||
| 1.1 | BMS / BAS: hệ thống quản lý tòa nhà tự động | Bắt buộc | Tuỳ chọn | Không áp dụng |
| 1.2 | Hệ thống điều hòa | Điều hòa trung tâm | Điều hòa trung tâm | Điều hòa treo tường |
| 1.3 | Phòng server được làm lạnh 24/24. Nhiệt độ trong khu vực văn phòng 22-23 độ (+-1). Khí tươi 60m3/một giờ/10m2 văn phòng. | Bắt buộc | Nên có | Không áp dụng |
| 1.4 | Hệ thống phòng cháy chữa cháy | Bắt buộc | Bắt buộc | Bắt buộc |
| 1.5 | Thang máy | – Thương hiệu nổi tiếng
– Sức chứa tối thiểu 16 người/thang – Tỉ lệ tối thiểu 4 tầng / 1 thang máy – Có thang chở hàng riêng biệt |
– Thương hiệu nổi tiếng
– Sức chứa từ 12-16 người/ thang |
Không bắt buộc |
| 1.6 | Nguồn điện | – 2 nguồn điện độc lập, tự động chuyển nguồn
-Máy phát điện dự phòng – Bộ lưu điện UPS cho hệ thống kỹ thuật |
– Máy phát điện dự phòng | Không bắt buộc |
| 1.7 | Hệ thống giám sát an ninh: CCTV, bảo vệ 24/7 tại các điểm ra vào | Bắt buộc | Bắt buộc | Không áp dụng |
| 2. Độ cao trần: | ||||
| 2.1 | Độ cao trần: | Tối thiếu 2.7m | Tối thiểu 2.5m | Tùy chọn |
| 2.2 | Mặt bằng | Không có vách cứng ngăn chia, lưới cột lớn hơn 6×6 m | Không có vách cứng ngăn chia | Không áp dụng |
| 2.3 | Diện tích sàn | >1.000 m2 | 500 – 1000 m2 | < 500m2 |
| 2.4 | Diện tích tòa nhà | > 10.000 m2 | > 5.000 m2 | Không áp dụng |
| 2.5 | Hệ số diện tích không hữu ích | < 12% | Tùy chọn | Không áp dụng |
| 2.6 | Khả năng chịu tải | >400kg /m2 | > 300kg /m2 | Không áp dụng |
| 2.7 | Mức độ hoàn thiện (mặt ngoài và khu vực công cộng) | Vật liệu cao cấp | Vật liệu chất lượng cao | Không áp dụng |
| 2.8 | Sàn nâng | Bắt buộc | Tùy chọn | Không áp dụng |
| 3. Vị trí tòa nhà | ||||
| 3.1 | Vị trí tốt, Vị trí tốt, không bị các công trình xung quanh ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh tòa nhà (VD: nhà tang lễ, trại giam…) | Bắt buộc | Tùy chọn | Không áp dụng |
| 3.2 | Giao thông thuận tiện (gần các khu vực công cộng, bến xe bus, bến taxi…) | Bắt buộc | Tùy chọn | Không áp dụng |
| 4. Nơi đỗ xe | ||||
| 4.1 | Hầm đỗ xe | Tối thiểu 2 hầm | Tối thiểu 1 hầm | Không áp dụng |
| 4.2 | Bãi đỗ xe phụ / đỗ xe khách | Bắt buộc | Tùy chọn | Không áp dụng |
| 4.3 | Tỉ lệ chỗ đỗ xe | Tối thiểu 1 chỗ đỗ ô tô / 100m2 diện tích thuê (>1%) | Tùy chọn | Không áp dụng |
| 5. Sở hữu | ||||
| 5.1 | Một chủ sở hữu duy nhất toàn bộ tòa nhà (các sàn, các tầng không được sở hữu bởi nhiều chủ) | Bắt buộc | Tùy chọn | Không áp dụng |
| 5.2 | Cấu trúc sở hữu minh bạch | Tùy chọn | Tùy chọn | Không áp dụng |
| 6. Quản lý tòa nhà | ||||
| 6.1 | Bộ phận quản lý | Được quản lý bởi công ty chuyên nghiệp, đang quản lý từ 5 tòa nhà trở lên (diện tích mỗi tòa trên 5000 m2) | Công tác quản lý được tổ chức tốt | Không áp dụng |
| 7. Năm hoàn thành | ||||
| 7.1 | Năm hoàn thành và đưa vào khai thác (độ cũ mới của tòa nhà) | Không quá 15 năm | Không áp dụng | Không áp dụng |
Chi phí quản lý của các tòa nhà văn phòng hạng A khá cao, thường rơi vào khoảng 5-8 USD/m2. Các tòa nhà hạng B có chi phí quản lý từ 3-6 USD/m2, còn tòa nhà hạng C là từ 1-3 USD/m2.
3.3. Quy mô, diện tích của tòa nhà
Tòa nhà cao tầng hay ít tầng, diện tích lớn hoặc nhỏ cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí quản lý của các tòa nhà văn phòng. Thường thì tòa nhà cao tầng với diện tích lớn hơn sẽ có chi phí quản lý cao hơn.
3.4. Nhu cầu sử dụng dịch vụ
Trong các khoản phí quản lý tòa nhà văn phòng, ta có thể phân chia thành loại phí bắt buộc và loại phí không bắt buộc.
- Loại phí bắt buộc gồm phí bảo trì điện nước, thang máy, phí giữ xe, phí bảo vệ tòa nhà hoặc phí lễ tân.
- Phí không bắt buộc gồm phí dịch vụ ngoài giờ, phí nước uống tại quầy, phí lễ tân tiếp đón khách tại sảnh chính…
Tùy theo nhu cầu của người sử dụng tòa nhà mà các mức phí này có thể sẽ khác nhau.
4. Trách nhiệm của đơn vị quản lý, sử dụng chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
Đơn vị có trách nhiệm thu, quản lý và sử dụng phí vận hành tòa nhà văn phòng là ban quản lý tòa nhà hoặc chủ đầu tư. Trách nhiệm của ban quản lý là:
- Tiến hành thu các khoản phí đúng lịch theo định kỳ.
- Phân bổ các khoản thu này một cách hợp lý, chi trả tất cho tất cả các dịch vụ được sử dụng trong hoạt động của tòa nhà.
- Ghi chép, quản lý giấy tờ, hồ sơ thu chi.
- Công khai những bản ghi chép đó khi được yêu cầu tránh tình trạng gian lận, biển thủ các khoản phí.
5. Giải pháp tối ưu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng
Tối ưu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là vấn đề gây đau đầu cho nhiều người quản lý. Dưới đây là một số giải pháp nhằm tối ưu chi phí vận hành tòa nhà văn phòng cũng như xây dựng được cách quản lý chi phí khoa học, hiệu quả.
5.1. Tối ưu chi phí
Có một số cách hiệu quả để ban quản lý tối ưu chi phí quản lý tòa nhà văn phòng, đó là tối giản hóa bộ máy quản lý, kiểm tra các khoản phí vận hành theo định kỳ và ứng dụng công nghệ phần mềm.
Một bộ máy không cồng kềnh, tinh giản lại và vững mạnh sẽ giúp tòa nhà vận hành được tốt nhất, đồng thời cũng tiết kiệm được chi phí nhân sự. Để làm được điều này, ban quản lý có thể sử dụng nhân sự làm theo giờ thay vì làm toàn thời gian, sắp xếp bảng phân công công việc hợp lý để rút bớt số giờ làm thêm. Một cách khá tốt là lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành trọn gói để tiết kiệm chi phí.
Kiểm tra các khoản phí vận hành theo định kỳ sẽ giúp chủ đầu tư và ban quản lý có thể kiểm soát được dòng tiền đang hoạt động. Các khoản phí cần kiểm tra bao gồm:
- Phí bảo trì, bảo dưỡng và quản lý các tiện ích công cộng.
- Phí bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật chung và riêng của toà nhà văn phòng.
- Phí khắc phục các sự cố hỏng hóc tại các khu vực chung của tòa nhà.
- Phí thu dọn vệ sinh và các thiết bị thu gom rác thải.
- Phí dùng để nâng cấp, tu sửa các hệ thống điện, hệ thống máy lạnh trung tâm, hệ thống camera, hệ thống thang chuyển hàng…
- Dịch vụ giữ xe, bảo vệ tòa nhà, hỗ trợ các sự cố khi cần thiết.
Tổng hợp các chi phí này vào cuối kỳ sẽ giúp cho việc rà soát, đối chiếu sau này thêm phần dễ dàng, nhanh chóng. Bạn sẽ thấy ngay chi phí vận hành trong một kỳ là bao nhiêu, tăng giảm so với kỳ trước thế nào để từ đó đưa ra các giải pháp điều chỉnh kịp thời.
Ứng dụng công nghệ phần mềm cũng là một cách hay để tối ưu hóa chi phí quản lý, vận hành tòa nhà. Tuân thủ quy trình khoa học và sử dụng công nghệ mới sẽ giúp ban quản lý hoặc chủ đầu tư tăng năng suất lao động và cắt giảm được những chi phí không cần thiết. Các phần mềm hữu ích nhất hiện nay là phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý thu chi, phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý báo cáo, thống kê… Sử dụng hệ thống quản lý tòa nhà BMS cũng là một phương án cần thiết.
5.2. Tối ưu cách quản lý chi phí
Một số khó khăn khi quản lý chi phí vận hành tòa nhà văn phòng:
- Các mặt bằng trong tòa nhà văn phòng có mã mặt bằng, diện tích thông thủy, diện tích tim tường, tầng lầu, khối nhà… khác nhau, vì vậy phí dịch vụ thường không giống nhau.
- Việc chuyển quyền sử dụng hoặc cho thuê lại mặt bằng trong tòa nhà thường xuyên diễn ra, đòi hỏi đơn vị cung cấp dịch vụ phải có giải pháp hiệu quả để nắm rõ danh sách khách hàng.
- Số lượng nhân viên tham gia vào công tác vận hành tòa nhà rất lớn và thuộc nhiều bộ phận khác nhau như bộ phận kỹ thuật, bộ phận vệ sinh, bộ phận chăm sóc cảnh quan môi trường… Với số lượng nhân sự lớn như vậy, rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn khi quản lý.
Trước những khó khăn như vậy, cần áp dụng các giải pháp để tối ưu cách quản lý chi phí vận hành tòa nhà:
- Áp dụng công nghệ thông tin để quản lý: Sử dụng công nghệ quản lý sẽ giúp ban quản lý sắp xếp và thực hiện công việc khoa học, rõ ràng, minh bạch, phân tích báo cáo chính xác.
- Thuê đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp: Lựa chọn một đơn vị uy tín, chất lượng cao với quy trình làm việc bài bản sẽ thay ban quản lý thực hiện tốt mọi đầu việc liên quan đến quản lý chi phí vận hành tòa nhà.
6. PSA cung cấp dịch vụ vận hành tòa nhà văn phòng uy tín
Được thành lập từ năm 2007, PSA đã có 14 năm hoạt động trong lĩnh vực quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng. Đơn vị đã tạo dựng được vị trí vững chắc trong lòng khách hàng cũng như uy tín trên thị trường.
Cụ thể, dịch vụ của PSA được nhiều khách hàng đánh giá cao về sự hiệu quả và minh bạch trong vấn đề chi phí. Đội ngũ nhân sự của PSA đều tận tâm, nghiêm túc trong từng nhiệm vụ, công việc được giao. Đến với PSA, quý khách sẽ được trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, mang đến lợi ích tối đa với mức chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường.
Nếu quý khách đang có nhu cầu tìm hiểu hoặc sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà và tối ưu chi phí quản lý hiệu quả, hãy liên hệ ngay với PSA để được tư vấn và hỗ trợ!
PSA – Tận tay, Tận tâm
- Fanpage: https://www.facebook.com/QuanLyToaNhaPSA
- Zalo: https://zalo.me/2568370176442002461
- Website: Psa.vn
- Hotline: 0911 033 777
- Hệ thống các chi nhánh:
- Trụ sở chính: Tầng 15, Tòa nhà VPI, số 167 Trung Kính, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
- Chi nhánh phía Nam: Tầng 3, số 46 Trương Định, phường Võ Thị Sáu, quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Chi nhánh Nghi Sơn: Vạn Xuân Thành, phường Xuân Lâm, thị xã Nghi Sơn, tỉnh Thanh Hóa.
- Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: Số 74 đường Quang Trung, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.
