Công ty cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp năm 2019
icon icon

Công ty cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp năm 2019

Với sự phát triển không ngừng nghỉ của lĩnh vực bất động sản hiện nay, khách hàng hay các nhà đầu tư đều có vô số sự lựa chọn, chính vì thế một tòa nhà có vị thế đắc địa, thiết kế hiện đại là chưa đủ. Một trong những tiêu chí vô cùng quan trọng mà khách hàng sẽ quan tâm là những dịch vụ trong tòa nhà cũng như hiệu quả của việc quản lý và vận hành tòa nhà đó như thế nào. Một tòa nhà có đẹp bao nhiêu nhưng dịch vụ quản lý tòa nhà kém thì khách hàng cũng sẽ quay lưng lại với bạn. 

Dịch vụ quản lý tòa nhà là gì?

Dịch vụ quản lý tòa nhà là gì?

Dịch vụ quản lý tòa nhà là dịch vụ nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau: Đảm bảo an ninh, trật tự; Dịch vụ vệ sinh; Quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động; Bảo trì tòa nhà, vận hành và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà; Marketing… Điều này giúp chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp.

Quản lý tòa nhà văn phòng

Văn phòng là địa chỉ làm việc của các doanh nghiệp, công ty. Nhiều người thường nói “Văn phòng là bộ mặt của công ty”, khi vào một công ty chỉ cần nhìn văn phòng bạn cũng có thể đánh giá được phần nào sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. 

Hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng điều đầu tiên sẽ quan tâm đến sự thẩm mỹ, hoạt động vệ sinh tòa nhà văn phòng. Đồng thời tòa văn phòng sạch sẽ, chắc chắn sẽ mang lại sự thoải mái cho những người sử dụng văn phòng.

Tiếp theo, đối với tòa nhà văn phòng sẽ quan tâm đến yếu tố vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà; đặc biệt là đối với hệ thống điện. Nếu một tòa văn phòng mà hệ thống điện gặp bất cứ vấn đề gì trong quá trình vận hành thì mọi hoạt động của văn phòng gần như sẽ bị dừng lại toàn bộ, như vậy sẽ ảnh hưởng vô cùng lớn đến lợi ích của doanh nghiệp thuê sử dụng văn phòng.

Điều tiếp theo mà dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng quan tâm đến là hoạt động an ninh an toàn của tòa nhà, bởi tòa nhà văn phòng là nơi làm việc sẽ có rất nhiều máy móc thiết bị có giá trị lớn chính vì thế yêu cầu một hệ thống an ninh khắt khe, đồng thời văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, chính vì công tác an ninh cần tránh những tác nhân gây rối, mất trật tự từ bên ngoài có thể ảnh hưởng đến tòa nhà.

Một lưu ý nhỏ dành cho hoạt động vệ sinh văn phòng: Tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà quy mô của văn phòng cũng khác, nhưng với bất cứ văn phòng làm việc thì sẽ luôn có rất nhiều máy móc thiết bị được sử dụng trong quá trình làm việc như máy tính, máy in, máy photo,… chính vì thế người làm dịch vụ vệ sinh văn phòng phải đảm bảo không được làm hư hại máy móc thiết bị không bị hư hỏng trong quá trình làm vệ sinh. Hạn chế tối đa trong thời gian làm việc của văn phòng để tiến hành vệ sinh, vì như vậy sẽ ảnh hưởng rất lớn đến những người sử dụng văn phòng.

Quản lý tòa nhà chung cư

Đối với nhà chung cư được gọi là nơi “an cư lạc nghiệp”, chính vì thế đối với ban quản lý tòa nhà chung cư điều đầu tiên cần đảm bảo đó là sự an toàn của tòa nhà. Ban quản lý tòa nhà cần đảm bảo an ninh của tòa nhà tránh trộm cắp, gây rối đồng thời kiểm soát chặt chẽ hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy,… hạn chế tối đa những ảnh hưởng đến sức khỏe cư dân thậm chí ảnh hưởng đến tính mạng cư dân.

Thứ hai, ban quản lý tòa nhà cần lưu ý đến hoạt động quản lý cơ sở hạ tầng của tòa nhà: Vì đây là nơi an cư của khách hàng. Người sống trong tòa nhà có thể là một trong những chủ sở hữu của tòa nhà, chính vì thế họ luôn quan tâm đến cơ sở hạ tầng của tòa nhà, tránh tối đa những ảnh hưởng đến chất lượng căn hộ – tài sản của họ.

Thứ 3, công ty quản lý tòa nhà chung cư cần phải tính toán các chi phí sao cho tối ưu nhất, nếu như đối với tòa nhà văn phòng đây không hẳn là yếu tố tiên quyết trong hoạt động quản lý, thì với tòa nhà chung cư bạn cần tính toán mức chi phí hợp lý nhất vì đây là cư dân bỏ tiền túi của mình ra để chi trả, chính vì thế họ sẽ khắt khe hơn so với khách hàng là doanh nghiệp.

Thứ 4, hoạt động dịch vụ vệ sinh chung và cảnh quan của tòa nhà: Dù bất cứ tòa nhà nào thì đều rất coi trọng vấn đề vệ sinh chung của tòa nhà. Đồng thời, vấn đề cảnh quan của tòa nhà cũng vô cùng quan trọng bởi hiện nay con người ngày càng coi trọng môi trường sống xanh, thân thiện với môi trường đặc biệt tại các thành phố lớn như Hà Nội hoặc Hồ Chí Minh thì vấn đề này càng được đề cao hơn.

Công việc thực hiện của Công ty quản lý tòa nhà

Công việc thực hiện của Công ty quản lý tòa nhà

Trong một tòa nhà, sẽ có rất nhiều hoạt động diễn ra cùng một lúc. Thông thường các công ty quản lý tòa nhà thường phân chia các công việc theo lĩnh vực quản lý thì có 4 nhóm công việc chính như sau:

  • Quản lý tài chính

Công việc quản lý tài chính nói đơn giản thì là bao gồm thu và chi các khoản phí dịch vụ quản lý tòa nhà, cụ thể ban quản lý tòa nhà sẽ thực hiện 3 công việc chủ yếu sau:

  • Tiến hành thu các khoản phí dịch vụ quản lý tòa nhà hàng tháng từ người sử dụng tòa nhà (cư dân, doanh nghiệp, tổ chức,…).
  • Chi trả phí dịch vụ cho các hoạt động quản lý tòa nhà như chi phí cho hoạt động dịch vụ vệ sinh, chi phí cho hoạt động an ninh-bảo vệ, kỹ thuật… 
  • Thống kê và ghi chép chi tiết các khoản chi phí đã chi ra như chi phí phải trả cho hoạt động vệ sinh tòa nhà thì bao gồm chi phí dành cho công cụ dụng cụ vệ sinh, chi phí tiền điện, nước cho hoạt động vệ sinh, chi phí chi trả cho nhân viên thực hiện công việc vệ sinh,… Các khoản chi phí cần được ghi chép lại minh bạch, rõ ràng để công khai trước khách hàng hoặc chủ đầu tư tòa nhà.

Bên cạnh đó cần phải tính toán để cân bằng mức phí dịch vụ mà công ty quản lý tòa nhà đưa ra ngoài việc tuân theo đúng khoảng giá dịch vụ mà nhà nước đưa ra, mà phải phù hợp với khả năng chi trả của cư dân, tránh những mâu thuẫn không đáng có.

  • Quản lý khách hàng

Hoạt động quản lý khách hàng gồm 3 công việc chính như sau:

  • Quản lý hồ sơ khách hàng, những thông tin về khách hàng (cư dân hoặc có thể là doanh nghiệp), đồng thời cần bảo mật những thông tin đó.
  • Giải quyết mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà.
  • Cân bằng lợi ích giữa người sử dụng tòa nhà và chủ đầu tư: công ty quản lý tòa nhà cần làm sao để làm hài lòng những người sử dụng tòa nhà tuy nhiên lại không làm mất đi lợi ích của chủ đầu tư.
  • Quản lý nhân sự

Hoạt động quản lý nhân sự là vô cùng quan trọng, ban quản lý tòa nhà cần:

  • Tuyển dụng nhân sự cho từng bộ phận sao cho phù hợp nhất về số lượng nguồn nhân sự là năng lực làm việc.
  • Lên bản kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận, từng chức vụ nhân sự, để họ có thể nắm được tất cả những công việc mình cần làm, giúp họ hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
  • Tiến hành kiểm tra, giám sát, đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận làm việc.
  • Lập chế độ độ thưởng phạt rõ ràng dành cho nhân viên, tạo động lực, trách nhiệm cho nhân viên đối với công việc.
  • Quản lý bảo trì, bảo dưỡng.

Dù đối với việc quản lý tòa nhà chung cư hay tòa nhà văn phòng thì hoạt động quản lý bảo trì bảo dưỡng tòa nhà là vô cùng quan trọng. Có hai hoạt động bảo trì, bảo dưỡng chủ yếu: bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị và bảo trì bảo dưỡng cơ sở hạ tầng của tòa nhà.

Công việc bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị bao gồm:

  • Kiểm tra, đánh giá tình trạng từng loại máy móc thiết bị đang hoạt động trong tòa nhà.
  • Đối với mỗi loại máy móc thiết bị khác nhau thì sẽ có thời gian bảo trì, bảo dưỡng khác nhau, chính vì thế ban quản lý tòa nhà cần lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng đối với từng loại máy móc thiết bị.
  • Đối với mỗi loại máy móc thiết bị trước khi tiến hành cần thông báo cho những bên liên quan có sử dụng máy móc thiết bị về kế hoạch bảo hành để tránh làm gián đoạn đến hoạt động của tòa nhà khi tạm dừng máy móc thiết bị để bảo trì sửa chữa.
  • Tiến hành bảo trì bảo dưỡng theo bản kế hoạch đã được lập ra. Nếu máy móc thiết bị có vấn đề gì cần sửa chữa ngay lập tức hạn chế tối đa thiệt hại của sự hư hỏng máy móc thiết bị khi bị hỏng hóc.

Công việc bảo trì, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng bao gồm:

  • Hoạt động đánh giá chất lượng của tòa nhà, kể cả những công trình công cộng thuộc tòa nhà như tường nền, cột, mái,… công việc này thường diễn ra định kỳ theo yêu cầu của chủ đầu tư có thể theo tháng hoặc theo quý.
  • Tiến hành khắc phục kịp thời tránh tình trạng cơ sở hạ tầng của tòa nhà xuống cấp nghiêm trọng mới bắt đầu sửa chữa.

Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm ghi chép lại chi tiết các công việc bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị hay bảo trì, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng để công khai trước khách hàng và chủ đầu tư.

Công ty quản lý vận hành tòa nhà PSA hy vọng bài viết này sẽ thực sự có ích với bạn. Chúng tôi cam kết đến với công ty PSA bạn sẽ có những trải nghiệm hài lòng nhất về dịch vụ quản lý tòa nhà. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với PSA theo những thông tin dưới đây để được chúng tôi tư vấn về những sản phẩm dịch vụ của mình.

CÔNG TY PSA

  • Địa chỉ: Tầng 15 tòa nhà VPI, 167 phố Trung Kính, P. Yên Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
  • Điện thoại: (84-24)-3772 6886 – Fax: (84-24)-3747 8649
  • Hotline: 0911 033 777 – Tổng đài CSKH 1900 575 772

 

0/5 (0 Reviews)