Những điều bạn cần biết về quản lý tòa nhà

Thị trường bất động sản được coi là một trong những lĩnh vực phát triển nhất tại Việt Nam. Song hành với sự sôi động của bất động sản là sự cạnh tranh gay gắt giữa các chủ đầu tư như cạnh tranh về giá cả, vị thế, sự tiện lợi, nội thất… trong đó bài toán về vấn đề quản lý tòa nhà luôn khiến các chủ đầu tư đau đầu bởi hiện nay người thuê, người mua nhà luôn khá quan trọng đến vấn đề quản lý tòa nhà. Chính vì thế, các nhà đầu tư cần một lựa chọn được địa chỉ cung cấp dịch vụ quản lý nhà chung cư uy tín, mang đến sự an toàn thoải mái cho những ai sử dụng tòa nhà.

Trong bài viết này PSA sẽ chia sẻ đến bạn “Những điều bạn cần biết về quản lý tòa nhà”.

Dịch vụ quản lý tòa nhà là gì?

Quản lý tòa nhà hay còn gọi là dịch vụ quản lý tòa nhà là dịch vụ của một đơn vị kinh doanh gồm những hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra chất lượng tốt nhất, an toàn nhất từ phần cứng như kết cấu, kiến trúc, hệ thống PCCC, điện nước, cho đến các dịch vụ tiện ích công cộng như: nhà vệ sinh, cây xanh, môi trường… cũng như từ những công việc đảm bảo an ninh, chăm sóc khách hàng, đối ngoại,… từ đó góp phần giúp tòa nhà vận hành linh hoạt nhất, ổn định nhất.

Trên thị trường hiện nay các đơn vị đào tạo và cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà ngày càng phát triển, bởi công tác quản lý tòa nhà ngày càng được coi trọng. Có hai cách quản lý tòa nhà phổ biến: chủ đầu tư tự đứng ra quản lý tòa nhà, tự thuê nhân viên cho từng công đoạn quản lý, cách thức thứ 2 chủ đầu tư có thể thuê 1 đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà, giúp chủ đầu tư quản lý mọi hoạt động trong tòa nhà.

Hiện nay có 3 loại quản lý phổ biến nhất: Quản lý tòa nhà cho thuê, quản lý tòa nhà văn phòng, quản lý khách sạn, tùy vào từng địa chỉ, đặc thù quy mô của đơn vị đi thuê dịch vụ quản lý tòa nhà để lựa chọn được những gói dịch vụ hợp lý với mức giá phù hợp nhất.

Vai trò, tầm quan trọng của quản lý tòa nhà

Không phải tự nhiên mà nhà đầu tư hay khách hàng chịu chi ra số tiền không nhỏ dành cho những dịch vụ quản lý tòa nhà, cũng như không phải tự nhiên mà khi đến bất cứ tòa nhà nhà thì một trong những điều quan tâm đầu tiên của bất cứ ai là vấn đề quản lý tòa nhà, hay làm thế nào để thực hiện công việc quản lý tòa nhà một cách tốt nhất luôn là bài toán khó cho các chủ căn hộ, chủ đầu tư, bởi những vai trò của công tác quản lý trong sự vận hành của tòa nhà và vô cùng quan trọng.

– Cung cấp tất cả dịch vụ đối với sự vận hành, hoạt động của tòa nhà:

Đầu tiên quản lý tòa nhà cung cấp dịch vụ, nhân viên đặc biệt là những công nghệ tiên tiến nhất bao quát gần như mọi công việc trong khâu: Bảo vệ, vệ sinh, lao động, bảo trì tòa nhà,… giúp mọi sự vận hành của tòa nhà luôn linh hoạt và liên tục. Đặc biệt hiện nay những ai làm trong việc quản lý tòa nhà thì đóng vai trò trung gian đối nội, đối ngoại với khách hàng, những chủ đầu tư, hơn hết còn đóng vai trò quan trọng trong việc hòa giải, giải quyết những mâu thuẫn tranh chấp giữa khách hàng với khách hàng, chủ đầu tư với khách hàng, giữa các chủ đầu tư với nhau.

– Đơn giản hóa mọi quá trình vận hành của tòa nhà:

Tiếp theo, giúp đơn giản hóa quá trình vận hành, hoạt động của cả tòa nhà, bởi trong một tòa nhà sẽ có rất nhiều vấn đề xảy ra điển hình như các tòa chung cư cho thuê hoặc văn phòng cho thuê cần đảm bảo mọi hoạt động diễn ra tốt nhất từ vấn đề điện nước, môi trường, nội thất, vệ sinh, an ninh, an toàn… Nếu như các vấn đề cơ bản như trên không được đảm bảo thì chắc chắn tòa nhà sẽ không thỏa mãn nhu cầu của khách hàng từ đó sẽ không thu hút được khách hàng hay thu hút được các chủ đầu tư.

– Giúp quá trình vận hành của tòa nhà luôn linh hoạt:

Quản lý tòa nhà không chỉ giúp quá trình hoạt động vận hành của tòa nhà luôn linh hoạt mà còn giúp mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra tốt nhất, đơn giản hóa công việc kiểm tra, từ đó có thể dễ dàng tìm kiếm sửa chữa mọi sai sót có thể xảy ra trong quá trình vận hành tòa nhà, cũng như giải quyết khiếu nại từ khách hàng, hay từ những chủ đầu tư.

– Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí: 

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí: quả thực sẽ là nói không “ngoa” nếu như bạn sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà. Một câu hỏi đặt ra cho những chủ đầu tư: nếu không có dịch vụ quản lý tòa nhà bạn sẽ phải chi trả vô vàn chi phi phí như chi phí vệ sinh, chi phí sửa chữa, chi phí phải chi trả cho dịch vụ an ninh – bảo vệ, chi phí quản lý, chi phí Marketing… đồng thời tốn rất nhiều nguồn nhân lực dành cho việc quản lý riêng cho mỗi dịch vụ. Tuy nhiên nếu như bạn sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà, mọi công việc như trên đều sẽ được bàn giao cho bên quản lý tòa nhà mà bạn không phải lo lắng, chắc chắn khi sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà bạn sẽ tiết kiệm được vô số thời gian, chi phí.

Chính vì thế công việc quản lý tòa nhà luôn đòi hỏi các nhà quản lý phải có cái nhìn tổng quát, tỉ mỉ giúp đảm bảo mọi sự hài lòng dành cho khách hàng. Đội ngũ quản lý tòa nhà luôn phải quan sát, kiểm tra sát sao từ việc vệ sinh, điện nước… đến hoạt động chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại,… tất cả những vấn đề phát sinh trong tòa nhà một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Công việc quản lý tòa nhà bao gồm những gì?

Quản lý vận hành sự kết hợp hài hòa giữa quy trình quản lý dịch vụ và kỹ thuật vận hàng cao ốc giúp cho các chủ đầu tư sử dụng hiệu quả các nguồn lực, cũng như sự hài lòng nhất đến từ khách hàng.

Nhu cầu lao động cho ngành nghề quản lý tòa nhà ngày càng gia tăng. Nếu như bạn muốn tham gia vào ngành, nghề này, bạn cần biết những công việc quản lý tòa nhà bao gồm những gì?

Quản lý tòa nhà bao gồm:

Quản lý tài chính:

Mỗi tháng khách hàng và các chủ đầu tư đều phải nộp cho đơn vị quản lý một khoản tiền không hề nhỏ. Tuy nhiên, song hành với chi phí quản lý mà họ nhận được cao đó chính là những giá trị mà quản lý tòa nhà mang lại cho chủ đầu tư cũng như cho khách hàng, những người sử dụng dịch vụ, sinh sống trong tòa nhà.

Khi đó ban quản lý tòa nhà sẽ thay mặt khách hàng thực hiện quản lý, kê khai rạch ròi tất cả các chi phí được sử dụng hàng tháng, tuy nhiên các chi phí này phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong tòa nhà, ví dụ như một tòa nhà có mức giá tầm trung bạn không thể cung cấp dịch vụ quản lý với chi phí cao được như vậy khách hàng sẽ không không đáp ứng được chi phí phải trả cho việc quản lý tòa nhà. Các khoản chi phí tài chính bao gồm: chi phí trả cho tiền điện, tiền nước, vệ sinh, chi phí sửa chữa, trả lương cho nhân viên (bảo vệ, lao công, thợ sửa chữa… ).

Quản lý nhân sự:

Tại mỗi tòa nhà đối với mỗi vị trí sẽ được bố trí nguồn nhân sự khác nhau. Tùy vào quy mô của tòa nhà, số lượng công việc, dịch vụ mà bên quản lý cần thực hiện để lựa chọn tuyển dụng số lượng nguồn nhân lực sao cho hợp lý nhất. Bên cạnh đó, ban quản lý cần phải cân nhắc chế độ lương thưởng-phạt, hay bảng mô tả chi tiết công việc cho mỗi nhân viên giúp họ hiểu được công việc mình phải làm đồng thời tạo động lực cho họ hoàn thiện công việc tốt nhất.

Quản lý khách hàng:

Như chúng tôi đã nói ở trên đối với ai làm công việc quản lý tòa nhà thì còn đóng vai trò quan trọng trong trung gian giữa khách hàng và chủ đầu tư. Dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ thay chủ đầu tư chăm sóc khách hàng, đồng thời giúp chủ đầu tư giải quyết mọi vấn đề, mọi khiếu nại của khách hàng. Chính vì nguyên nhân này mà các chủ đầu tư đều vô cùng đau đầu trong việc tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý khách hàng là thế nào để thay họ giữ chân, làm hài lòng khách hàng mà không làm ảnh hưởng đến lợi ích của chủ đầu tư.

Bảo trì hệ thống kỹ thuật:

Vấn đề bảo trì hệ thống kỹ thuật là vô cùng quan trọng như hệ thống nước, hệ thống điện, hệ thống PCCC…  đặc biệt đối với những tòa nhà hiện đại thì việc áp dụng nhiều sản phẩm hiện đại càng ngày phổ biến, chính vì thế ban quản lý tòa nhà không chỉ phải theo dõi khắt khe mà còn phải sẵn sàng có máy móc thiết bị hiện đại giúp ứng phó, sửa chữa kịp thời khi xảy ra bất cứ vấn đề gì trong vận hành.

Như vậy đối với việc quản lý tòa nhà thì bạn cần thực hiện ít nhất 4 hoạt động quản lý trên, mặc dù nói ra là khá đơn giản nhưng thực sự đây là công việc không hề dễ dàng đặc biệt đối với những nhà quản lý nghiệp dư chưa được qua đào tạo bài bản về quản lý tòa nhà. Trong phần tiếp theo của bài viết PSA sẽ chia sẻ đến bạn quy trình quản lý tòa nhà, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn đối với công việc quản lý tòa nhà hiện nay.

Quy trình quản lý tòa nhà

Đối với mọi ngành nghề quản lý thì quy trình quản lý đóng vai trò vô cùng quan trọng. Quy trình quản lý tòa nhà là các bước tiêu chuẩn trong quản lý tòa nhà trong từng giai đoạn, giúp hỗ trợ các nhà quản lý trong việc kiểm tra, quản lý tổng quát tất cả mọi hoạt động trong tòa nhà, đồng thời giúp nhân viên làm việc trong từng quy trình hiểu rõ những nhiệm vụ bản thân cần phải hoàn thành để hoàn thành nó tốt nhất.

Quy trình quản lý tòa nhà bao gồm 5 quy trình dưới đây:

– Quy trình quản lý hợp đồng bao gồm:

• Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể
• Quy trình thu tiền thuê
• Quy trình thu tiền dịch vụ
• Quy trình thanh lý hợp đồng

– Quy trình quản lý khách hàng:

• Quy trình quản lý và sử dụng phòng
• Quy trình đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng về những dịch vụ của tòa nhà
• Quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng
• Quy trình về an toàn, an ninh của khách hàng
• Quy trình quản lý tài sản của khách hàng
• Quy trình quản lý vệ sinh của khách hàng
• Quy trình quản lý thiết bị và dịch vụ tòa nhà

– Quy trình an ninh:

• Quy định về nội quy phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà
• Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ
• Quy định huấn luyện về an toàn phòng cháy chữa cháy
• Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá
• Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên
• Quy định về dịch vụ giữ xe

– Quy trình vận hành kỹ thuật:

• Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà
• Quy trình bảo trì các công trình xây dựng
• Quy trình bảo dưỡng máy móc thiết bị của tòa nhà

– Quy trình vệ sinh:

• Quy trình kế hoạch vệ sinh các khu vực của từng khu vực trong toàn nhà
• Quy trình về quản lý, xử lý rác thải bên trong và bên ngoài tòa nhà

Như vậy qua bài viết trên PSA đã chia sẻ cho bạn tất cả những vấn đề trong quản lý tòa nhà. Chúng tôi tin rằng PSA đã mang lại cho bạn cái nhìn tổng quát nhất trong hoạt động quản lý, cũng như vai trò của hoạt động quản lý trong sự hoạt động của tòa nhà đặc biệt là đối với lợi ích của chủ đầu tư. Tuy nhiên để lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà là không hề đơn giản, đặc biệt hiện nay, tại Việt Nam rất hiếm có đơn vị nào nhận đào tạo nguồn nhân lực quản lý tòa nhà chất lượng.

PSA tin rằng, chúng tôi là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà hàng đầu Việt Nam hiện nay, bởi PSA cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, làm hài lòng cả khách hàng và chủ đầu tư. Với kinh nghiệm hợp tác với nhiều công trình bất động sản từ lớn đến nhỏ, PSA luôn không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ của  mình để mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất, chất lượng cao nhất, tiêu chuẩn quốc tế. 

Hơn cả, PSA có hệ thống quản lý được xây dựng đạt chuẩn chỉ tiêu chất lượng ISO 9001:2015, được Cục quản lý nhà và bất động sản Bộ xây dựng xác nhận về chức năng thực hiện dịch vụ tiêu chuẩn, đội ngũ nhân viên quản lý của PSA được chính công ty đào tạo bài bản chuyên nghiệp, quy trình quản lý được gửi đến mỗi đối tác rõ ràng mạch lạc, giúp bạn có thể dể dàng kiểm tra quản lý những hoạt động của PSA.

PSA – Tận tay, Tận tâm

• Fanpage: Quản lý tòa nhà PSA 
• Website: Psa.vn
• Hotline: 0911 033 777
• Hệ thống các chi nhánh:
  • Trụ sở chính: Tầng 15, Tòa nhà VPI, số 167 Trung Kính, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
  • Chi nhánh phía Nam: Tầng 3, số 46 Trương Định, phường Võ Thị Sáu, quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Chi nhánh Nghi Sơn: Vạn Xuân Thành, phường Xuân Lâm, thị xã Nghi Sơn, tỉnh Thanh Hóa.
  • Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: Số 74 đường Quang Trung, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.