Phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư hiệu quả năm 2019
icon icon

Phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư hiệu quả

Ở thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, tất cả nhu cầu quản lý và lưu trữ thông tin được tối ưu hóa trên các phương tiện điện tử hiệu quả và công tác quản lý chung cư cũng không ngoại lệ. Hệ thống quản lý chung cư được xem là giải pháp “toàn diện” cho hoạt động quản lý, vận hành cho các tòa nhà, khu chung cư, khối cao ốc văn phòng,… Đồng thời, nâng cao chất lượng đời sống, bắt kịp thời đại công nghệ số 4.0.

Hệ thống quản lý chung cư là gì?

 

Hệ thống quản lý chung cư là giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm việc quản lý và vận hành toàn bộ mọi hoạt động trong chung cư, tòa nhà, lưu trữ thông tin khách hàng, dân cư cũng như các vấn đề dịch vụ như bảo trì, sửa chữa… Tất cả các thao tác trên được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử hiện đại và trên một hệ thống duy nhất.

Sự xuất hiện của hệ thống quản lý chung cư được xem như “cứu cánh”, khi mà chỉ cần thông qua các thao tác thực hiện dễ dàng, mọi người có thể kiểm soát được thông tin và thuận tiện cho quá trình thu thập, tìm kiếm thông tin liên quan đến quản lý tòa nhà, khu chung cư, các căn hộ, khối văn phòng cho thuê.

Vì sao cần phần mềm quản lý chung cư

hệ thống quản lý chung cư

Khi sử dụng phần mềm, hệ thống quản lý chung cư hiệu quả, giá trị lợi ích mang lại không chỉ dành riêng cho ban quản lý, mà nó còn tạo sự minh bạch trong thông tin giúp khách hàng an tâm hơn khi có quyết định mua nhà, chung cư. Cụ thể đó là:

  • Đối với ban quản lý

Chỉ số uy tín của ban quản lý được nâng cao qua sự minh bạch hóa trong hệ thống công tác quản lý, thông tin được công khai minh bạch tạo sự an tâm cho khách hàng, dân cư.

Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối cho toàn bộ thông tin, dữ liệu, số liệu được lưu trữ, gia tăng độ tin cậy và tránh được vấn đề làm giả thông tin.

Thuận tiện cho công tác quản lý của ban quản lý và nhân viên quản lý về tất cả dữ liệu liên quan đến tòa nhà. Tránh được nguy cơ trong quá trình lưu trữ như rách, cháy, hư hỏng hoặc thất thoát tài liệu, các vấn đề phát sinh trong tòa nhà,…

Tạo sự chuyên nghiệp trong hoạt động của các bộ phận, đồng thời, tăng sự liên kết của nhân viên quản lý nhờ quá trình lưu trữ và quản lý thông tin được thực hiện trên một hệ thống quản lý duy nhất.

  • Đối với khách hàng, dân cư

Khách hàng, dân cư được quản lý đầy đủ thông tin, số liệu được xử lý chính xác. Bên cạnh, dễ dàng tiếp cận được với các tài liệu, số liệu, thông tin để tham khảo.

Chất lượng dịch vụ, công tác quản lý nổi bật tạo sự an tâm và tin tưởng của khách hàng, người dân sinh sống đến ban quản lý chung cư nói và chủ đầu tư.

Có sự minh bạch, rõ ràng về thông tin, số liệu nên khách hàng, dân cư có thể thuận tiện hơn khi cho thuê, kiểm soát thông tin của ban quản lý, nhân viên quản lý chung cư.

Lợi ích và tính năng phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư hiện nay

Như vậy qua những phần trên của bài viết công ty PSA đã chia sẻ đến bạn tầm quan trọng của hệ thống phần mềm quản lý tòa nhà chung cư đối với cả ban quản lý và khách hàng. Những lợi ích và tính năng phần mềm quản lý tòa nhà chung cư hiện nay.

Lợi ích của phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư

Không phải tự nhiên để đánh giá chất lượng của một dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư thì khách hàng, chủ đầu tư thường luôn quan tâm đến phần mềm mà nhà quản lý sử dụng, cũng không phải tự nhiên mà các đơn vị quản lý luôn không ngừng cải tiến nâng cấp phần mềm quản lý chung cư, tất cả đều bởi những lợi ích mà nó mang lại cho chủ đầu tư, cư dân và ban quản lý chung cư:

  • Nâng cao sự uy tín cho dịch vụ quản lý tòa nhà: Tất cả dữ liệu con số đã được thống kê và cung cấp bởi phần mềm quản lý tòa nhà đều là những con số không biết nói dối, tính chính xác gần như tuyệt đối. Từ đó chứng tỏ sự minh bạch, chuyên nghiệp trong công tác quản lý.
  • Tự động và đơn giản hóa quy trình quản lý tòa nhà, tối đa hóa nguồn nhân sự và thời gian sử dụng dành cho hoạt động quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả.
  • Bạn quản lý có thể dễ dàng truy cập, cập nhật kiểm tra hoạt động quản lý chung cư mọi lúc mọi nơi chỉ bằng vài click chuột đơn giản.
  • Hạn chế rủi ro, kiểm soát được mọi hoạt động của tòa nhà, cũng như của máy móc thiết bị được sử dụng trong tòa nhà.

Tính năng của phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư

Bên cạnh những lợi ích của phần mềm quản lý mang lại, PSA sẽ chia sẻ đến bạn những tính năng của phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư:

  • Phần mềm quản lý tòa nhà chung cư có tính năng quản lý theo dõi hệ thống nhân viên những thông tin của nhân viên, phòng ban hoạt động cũng đặc biệt có thể theo dõi hoạt động,theo dõi quy trình làm việc và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
  • Phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư giúp ban quản lý quản lý hiệu quả tài sản thiết bị trong tòa nhà: quản lý về số lượng máy móc thiết bị, thời gian bảo hành, quy trình bảo hành… máy móc thiết bị 
  • Quản lý hiệu quả tất cả hoạt động, dịch vụ của chung cư như các dịch vụ điện nước, chiếu sáng, thang máy… theo dõi sát sao mọi tình trạng vận hành đồng thời cũng đóng vai trò quản lý các chi phí và thông báo đến cư dân những chi phí sử dụng hàng tháng khách quan, chính xác nhất.
  • Cung cấp phần mềm quản lý cư dân hiệu quả: Phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư quản lý lưu trữ hồ sơ, thông tin về cư dân trong tòa nhà cũng như theo dõi tình hình tạm trú tạm vắng của cư dân, lịch sử giao dịch, tình hình sử dụng mặt bằng mỗi từng hộ gia đình,… từ đó có thể lập biểu mẫu theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và cư dân, có thể cung cấp bất cứ lúc nào nếu như cư dân yêu cầu.

Chức năng chính của phần mềm quản lý chung cư

Chức năng chính của phần mềm quản lý chung cư

Các chức năng chính trong hệ thống quản lý chung cư bao gồm: phần mềm quản lý và cổng thông tin điện tử.

Phân hệ quản lý của hệ thống quản lý chung cư hỗ trợ ban quản lý chung cư trong công tác quản lý và vận hành như:

– Quản lý khách hàng, cư dân: Giúp quản lý thông tin khách hàng, khách hàng doanh nghiệp, khách hàng cá nhân sử dụng dịch vụ một cách chi tiết nhất. Đồng thời, phân loại khách hàng cũng như phản hồi của khách hàng về dịch vụ của tòa nhà.

– Quản lý dịch vụ: Chức năng quản lý dịch vụ trong hệ thống quản lý chung cư bao gồm tất cả các dịch vụ được cung cấp như điện, nước, ga, các loại thẻ như thẻ xe, thẻ thang máy, thẻ tập,…

– Quản lý thông tin mặt bằng: Thông tin chi tiết và hiện trạng về các mặt bằng của tòa nhà như diện tích, đơn giá, thiết kế, vị trí,… tạo sự thuận tiện cho hoạt động quản lý theo dõi trạng thái của mặt bằng như đã bàn giao, chưa bàn giao, đã vào ở,…

– Quản lý công nợ: Quản lý chi tiết công nợ đối với từng loại dịch vụ, liên tục cập nhật các chỉ số, quy trình chốt sổ công nợ, thông báo chi phí thanh toán. Hỗ trợ thanh toán chi phí các loại dịch vụ, quản lý thu chi cho các giao dịch.

– Quản lý các hợp đồng cho thuê: Phần mềm quản lý chung cư mang đến hiệu quả cao trong công tác quản lý thông tin chi tiết các hợp đồng cho thuê, có thể kể đến như diện tích, đơn giá,, thời hạn thuê, quản lý công nợ hợp đồng cho thuê, chi tiết quá trình thu phí, gia hạn hợp đồng,…

– Quản lý các biểu mẫu tài liệu: Quản lý biểu mẫu của từng bộ phận, phòng ban và các loại giấy tờ như phiếu thu, phiếu chi, giấy thông báo phí, mẫu hợp đồng khi làm việc với khách hàng, dân cư.

– Quản lý tài sản, thiết bị: Hệ thống quản lý chung cư còn hỗ trợ khách hàng quản lý tài sản, các loại thiết bị bắt đầu mua cho đến khi chọn đối tác, nhập kho vào tài sản.

– Quản lý kỹ thuật: Toàn bộ quá trình vận hành kỹ thuật, cập nhật lịch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hoặc các trường hợp phát sinh trong quá trình thực hiện.

– Thống kê báo cáo: Giải pháp phần mềm quản lý chung cư tạo sự linh động trong hệ thống báo cáo, có thể bao quát hoàn toàn các yêu cầu của nhà quản lý. Đặc biệt, có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu người sử dụng.

Đối với cổng thông tin điện tử trong hệ thống quản lý chung cư bao gồm các chức năng chính như quản lý thông tin trên cổng thông tin điện tử, quản trị các chuyên mục thông tin, tin bài có thể là thông tin giới thiệu chung cư, tin tức hoạt động của chung cư, tra cứu thông tin, quản trị thông tin phản hồi của người truy cập,…. Nhằm mục đích tạo sự gắn kết thân thiết giữa khách hàng và ban quản lý chung cư và hơn hết là dân cư sinh sống tại đây.

Như vậy, có thể thấy rằng hệ thống quản lý chung cư đã tạo ra những giá trị lợi ích vô cùng to lớn. Đồng thời, tối ưu hóa công tác quản lý một cách dễ dàng, vừa tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm thiểu những chi phí không đáng có.

0/5 (0 Reviews)