icon icon

Quản lý căn hộ chung cư

Quản lý căn hộ chung cư là gì? Điều kiện, thủ tục đăng ký quản lý căn hộ chung cư năm 2019

Nhu cầu sử dụng chung cư ngày một tăng lên đặc biệt là đối với những thành phố lớn như Hà Nội và Hồ Chí Minh. Không khó để có thể thấy, hiện nay có rất nhiều vấn đề mâu thuẫn phát sinh trong những hoạt động quản lý và vận hành chung cư. Chính vì thế dịch vụ quản lý căn hộ chung cư chuyên nghiệp ra đời nhằm dung hòa lợi ích giữa chủ đầu tư và cư dân. Nếu như bạn chưa hiểu quản lý căn hộ chung cư là gì, những điều kiện, thủ tục đăng ký quản lý căn hộ chung cư mới nhất năm 2019 thì bạn có thể tham khảo bài viết này của PSA để có cái nhìn toàn diện nhất về các hoạt động của dịch vụ quản lý căn hộ chung cư hiện nay.

Quản lý căn hộ chung cư là gì?

Quản lý căn hộ chung cư là gì?
Khu chung cư Valencia

Định nghĩa quản lý căn hộ chung cư

Định nghĩa chính xác nhất về hoạt động quản lý căn hộ chung cư là tất cả chuỗi những hoạt động lên kế hoạch, tiến hành thực hiện, kiểm tra đánh giá hoạt động liên quan đến sự vận hành chung cư, giúp hoạt động của tòa nhà luôn diễn ra liên tục với chất lượng tốt nhất. Nếu một chung cư có hệ thống quản lý hiệu quả không những giúp nhà đầu tư tiết kiệm được chi phí mà còn là một điểm cộng vô cùng lớn trong mắt khách hàng, cư dân.

Nội dung quản lý căn hộ chung cư

Chung cư là nơi tập trung hàng trăm dân cư đến từ nhiều vùng miền khác nhau sinh sống. Ban quản lý chung cư được ví như “làm dâu trăm họ”, phải đảm bảo sự hài lòng của các cư dân trong chung cư. Hoạt động quản lý chung cư bao gồm quản lý mọi hoạt động khác nhau của tòa nhà. Nhưng nhìn chung thường được chia làm 4 hoạt động quản lý chủ yếu:

  • Quản lý tài chính

Quản lý tài chính hay còn gọi là quản lý các chi phí mà cư dân phải bỏ ra cho những dịch vụ chung của tòa nhà như: chi phí chi trả tiền điện nước chung (điện hành lang, sảnh, nhà vệ sinh chung,…), chi phí vệ sinh chung, chi phí chăm sóc cảnh quan bên trong và bên ngoài của chung cư,… ban quản lý phải có trách nhiệm lên kế hoạch về quản lý và chi tiết khi chi trả các khoản phí trên.

 Ban quản lý cư còn phải thống kê, kê khai rạch ròi với cư dân, chủ đầu tư hàng tháng, đảm bảo sự minh bạch trong sử dụng tài chính.

  • Quản lý khách hàng

Khách hàng của ban quản lý chung cư bao gồm cả chủ đầu tư và cư dân. Chính vì thế nhiệm vụ của ban quản lý căn hộ chung cư phải có nhiệm vụ cân bằng lợi ích giữa cư dân và chủ đầu tư. Với cư dân, ban quản lý phải hoàn thành tốt nhất mọi nhiệm vụ, mọi cam kết với cư dân, đồng thời phải giải quyết mọi khiếu nại của cư dân về dịch vụ mà không làm ảnh hưởng đến lợi ích của chủ đầu tư. 

  • Quản lý nhân sự

Với mỗi tòa nhà sẽ có sự phân bổ và sử dụng nguồn nhân lực khác nhau. Tùy theo mức độ công việc mà người quản lý căn hộ chung cư cần tuyển dụng nhân sự và phân bổ nguồn nhân sự đối với từng hoạt động. Tuy nhiên, để nguồn nhân sự hoạt động với hiệu suất tốt nhất thì ban quản lý cần đề ra quy định, kế hoạch, nhiệm vụ dành riêng cho từng bộ phận từng nhân viên, kiểm tra kỹ càng các hoạt động đó. Đồng thời, cần đề ra quy chế đánh giá, thưởng phạt rõ ràng cho nhân viên, giúp hoạt động trong tòa nhà được diễn ra tốt nhất.

  • Quản lý bảo trì hệ thống

Hoạt động bảo trì, bảo dưỡng chung cư là một trong những vấn đề quản lý quan trọng nhất trong hoạt động quản lý vận hành chung cư. Bảo trì hệ thống là hoạt động bảo trì các hệ thống máy móc thiết bị trong tòa nhà (hệ thống điện, hệ thống nước, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống an ninh giám sát,…). 

Như vậy quản lý căn hộ chung cư có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của chung cư. Một tòa chung cư có hệ thống quản lý tốt sẽ mang lại sự hài lòng cho khách hàng, giúp nhà đầu tư giảm thiểu thời gian làm việc nhưng lại có thể thu được lợi nhuận cao hơn.

Ban quản trị và ban quản lý căn hộ chung cư

Ban quản trị và ban quản lý căn hộ chung cư
Khu chung cư Rio Vista

Rất nhiều người còn lầm tưởng hai khái niệm trong hoạt động quản lý căn hộ chung cư là ban quản trị và ban quản lý căn hộ chung cư. Trong phần tiếp theo của bài viết, PSA giúp bạn phân biệt rõ hai khái niệm này.

Ban quản trị căn hộ chung cư là ai?

Theo Điều 103 Luật nhà ở 2014 những khu chung cư có một hoặc nhiều chủ sở hữu với số lượng chung cư dưới 20 căn hộ thường không cần thiết phải lập ban quản trị chung cư, riêng đối với chung cư có nhiều chủ sở hữu và có nhiều hơn 20 căn hộ thì bắt buộc phải lập ra ban quản trị chung cư. Chính vì thế, tùy theo từng nhu cầu, quy mô của tòa chung cư có thể có hoặc có thể không có ban quản trị căn hộ chung cư.

Ban quản trị căn hộ chung cư là ai?

Ban quản trị nhà chung cư là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và hoạt động theo mô hình như Hội đồng quản trị của Công ty CP hoặc Ban Chủ nhiệm của hợp tác xã;

Ban quản trị chung cư bao gồm: đại diện của các chủ sở hữu tòa nhà chung cư hoặc người sử dụng nhà chung cư. Trong đó thành viên nằm trong ban quản trị nhà chung cư sẽ được bầu hoặc bãi nhiễm bởi các chủ sở hữu chung cư, thông qua hội nghị nhà chung cư theo đúng quy chế quản lý thuộc Bộ xây dựng ban hành.

Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của ban quản trị chung cư:

  • Đôn đốc, nhắc nhở các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư tuân thủ, thực hiện nội quy, quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư đã được ban hành và thông qua.
  • Ký hợp đồng cung cấp các dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, căn hộ chung cư với chủ đầu tư hoặc đơn vị có chức năng.
  • Thực hiện thu, chi kinh phí quản lý vận hành và báo cáo các khoản thu chi đã sử dụng đến các chủ sở hữu, đến cư dân sống trong tòa nhà chung cư.
  • Tìm kiếm và ký hợp đồng với những đơn vị có năng lực bảo trì tòa nhà để bảo trì và giám sát hoạt động bảo trì nhà chung cư.
  • Thu nhận và tổng hợp tất cả ý kiến của người sử dụng nhà chung cư về các dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà. Đồng thời, ban quản trị chung cư phải phối hợp với các tổ chức, cơ quan chức năng, cá nhân liên quan để giải quyết mọi vấn đề của cư dân.
  • Ban quản trị phải phối hợp với chính quyền địa phương, khu vực nhằm xây dựng nếp sống văn minh, trật tự và an toàn xã hội trong tòa nhà chung cư theo đúng quy định của pháp luật về quản lý căn hộ chung cư.
  • Chịu trách nhiệm trước pháp luật, chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư khi thực hiện quyền và trách nhiệm không đúng với quy định của pháp luật về quản lý chung cư.
  • Thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền hạn đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư (hành lang, khu vực sinh hoạt chung, nhà vệ sinh chung,…) theo quy định của Luật nhà ở 2014 và Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 02/2016/TT-BXD có nội dung là không được kích động người khác gây mất trật tự, an toàn, an ninh tại khu vực thuộc nhà chung cư.

Ban quản lý căn hộ chung cư là gì?

Ban quản lý căn hộ chung cư là đơn vị tiến hành mọi quản lý và vận hành nhà chung cư, thông qua hợp đồng với Ban quản trị tòa nhà chung cư (nếu tòa nhà chung cư có ban quản trị chung cư), hoặc đối những chủ đầu tư của chung cư (nếu tòa nhà chung cư không có ban quản trị chung cư) để thực hiện nhiệm vụ quản lý và vận hành mọi hoạt động của tòa nhà.

Chủ Đầu tư có thể trực tiếp quản lý vận hành nhà chung cư hoặc ủy thác cho một đơn vị khác có đủ điều kiện khi chưa tổ chức được Hội nghị nhà chung cư. Sau khi tổ chức được hội nghị, thì Ban quản trị nhà chung cư sẽ ký Hợp đồng dịch vụ quản lý với Chủ đầu tư hoặc đơn vị khác có đủ điều kiện.

Với mỗi tòa nhà chung cư dù có quy mô lớn hay nhỏ, theo quy định của nhà nước đều bắt buộc phải thành lập ban quản lý căn hộ chung cư.

Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của ban quản lý chung cư:

  • Thu phí quản lý vận hành nhà chung cư hàng tháng của cư dân theo quy định của hợp đồng đã được ký kết.
  • Chi trả chi phí cho các hoạt động, dịch vụ của chung cư,theo mức tiền mà hội nghị nhà chung cư đã quyết định, thu tiền điện, nước,… của người sử dụng (nếu có); xử lý các trường hợp không nộp, chậm nộp phí dịch vụ và theo quy định của Quy chế quản lý đã được thông qua trong Hội nghị nhà chung cư.
  • Ban quản lý chung cư có thể được hưởng thêm các khoản thu khác tại nhà chung cư như khai thác các dịch vụ cộng thêm (quảng cáo thang máy, cho thuê bãi đậu xe taxi, các khoản thu khác,…) đã được thông qua tại hội nghị.
  • Được quyền tạm ngừng cung cấp các dịch vụ hoặc đề nghị đơn vị chịu trách nhiệm cung cấp điện, nước, năng lượng,…đối với những trường hợp sau: chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đã được thông báo bằng văn bản theo quy định của hợp đồng nhằm yêu cầu họ nộp kinh phí quản lý vận hành và kinh phí khác nhưng chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư vẫn chưa nộp lại cho ban quản lý tòa nhà.
  • Thực hiện đầy đủ, cam kết đảm bảo đúng số lượng chất lượng các công việc theo quy định được ghi trong hợp đồng quản lý căn hộ chung cư. Bao gồm cả công việc ủy quyền (nếu có), ghi chép và gửi báo cáo cho Ban quản trị về tiến độ công việc, kết quả thực hiện.
  • Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải thường xuyên kiểm tra, giám sát tất cả công việc của nhân viên. Nếu có bất kỳ thiệt hại nào gây ra cho Ban quản trị chung cư hoặc bên thứ ba thì Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải chịu trách nhiệm.
  • Kiểm tra, giám sát việc quản lý hệ thống kỹ thuật vận hành liên quan đến hoạt động của chung cư bao gồm: hệ thống thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống máy phát điện dự phòng, máy bơm nước, vệ sinh, môi trường,… 
  • Ban quản lý căn hộ chung cư phải cam kết, đảm bảo mọi hoạt động quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật nhà chung cư theo đúng khuyến cáo và hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất.
  • Được quyền khai thác sử dụng các dịch vụ khác tại nhà chung cư để tăng thêm doanh thu và ban quản lý phải chia sẻ khoản doanh thu này với Ban quản trị nhà chung cư theo quy định tại hợp đồng góp phần xây dựng quỹ cộng đồng phục vụ lợi ích chung của tòa nhà, của cư dân.

Lưu ý mọi hoạt động của ban quản lý tòa nhà chung cư đều phải được thông qua trong Hội nghị nhà chung cư nhằm đảm bảo lợi ích của cả chủ đầu tư và người sử dụng sở hữu chung cư.

Điều kiện, thủ tục đăng ký quản lý căn hộ chung cư

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải là tổ chức hoặc doanh nghiệp có chức năng, năng lực theo quy định của pháp luật về quản lý/vận hành bất động sản.

Điều kiện để đăng ký quản lý căn hộ chung cư

Không phải đơn vị nào, doanh nghiệp nào, tòa nhà nào cũng đủ điều kiện đăng ký quản lý căn hộ chung cư. Để đăng ký quản lý căn hộ chung cư cần thỏa mãn những yêu cầu về tòa nhà, chức năng, năng lực của đơn vị quản lý vận hành như sau:

  • Căn cứ pháp lý để xin được cấp phép quản lý vận hành tòa nhà, căn hộ chung cư

Căn cứ Luật nhà ở năm 2014 quy định về quản lý và vận hành tòa nhà chung cư;

Căn cứ Thông tư số 02/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng ngày 15 tháng 02 năm 2016 ban hành quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư;

Căn cứ Thông tư số 28/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng ngày 15 tháng 12 năm 2016 sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư số 10/2015/TT-BXD ngày 30/12/2015 của Bộ Xây dựng quy định việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư;

Căn cứ Thông tư số 11/2015/TT-BXD ngày 30/12/2015 của Bộ Xây dựng quy định việc cấp chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản; hướng dẫn việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức hành nghề môi giới bất động sản, điều hành sàn giao dịch bất động sản, việc thành lập và tổ chức hoạt động của sàn giao dịch bất động sản.

  • Quy định về chức năng, năng lực của đơn vị quản lý

Doanh nghiệp, tổ chức được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật về Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã đối với chức năng quản lý vận hành nhà chung cư hoặc chức năng quản lý bất động sản.

Phải có tối thiểu các phòng hoặc bộ phận chuyên môn nghiệp vụ bao gồm kỹ thuật, bảo vệ, an ninh, lễ tân, vệ sinh môi trường đảm bảo chung cư hoạt động với hiệu quả tốt nhất.

Các thành viên Ban giám đốc và các cán bộ làm việc trong các phòng, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ của công ty, doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn tương ứng với vị trí công việc và phải có Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Bộ Xây dựng.

Thủ tục đăng ký quản lý căn hộ chung cư

Để đăng ký quản lý căn hộ chung cư, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm đầy đủ những loại giấy tờ sau:

  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Bản sao chứng thực).
  • Quyết định thành lập các phòng hoặc bộ phận chuyên môn nghiệp vụ (Bản sao chứng thực).
  • Danh sách cán bộ của các phòng, bộ phận.
  • Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư của các thành viên Ban giám đốc, các trưởng, phó phòng, bộ phận và các trưởng, phó ca kỹ thuật, nghiệp vụ của đơn vị (Bản sao chứng thực).

Cơ quan chịu trách nhiệm giải quyết thủ tục đăng ký quản lý căn hộ chung cư: Bộ Xây Dựng, cụ thể là cCục quản lý nhà và thị trường bất động sản. Thời gian làm việc là 20 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ (lưu ý không tính ngày thứ 7, chủ nhật, ngày lễ được nghỉ theo quy định của nhà nước,…).

Bạn sẽ nhận được văn bản thông báo từ Bộ Xây Dựng về đủ điều kiện được quản lý vận hành tòa nhà chung cư. Văn bản thông báo sẽ được đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và Bộ Xây dựng.

Quy trình quản lý vận hành căn hộ chung cư

Quy trình quản lý chung cư gồm 5 quy trình dưới đây:

– Quy trình quản lý hợp đồng bao gồm:

  • Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể
  • Quy trình thu tiền thuê
  • Quy trình thu tiền dịch vụ
  • Quy trình thanh lý hợp đồng

– Quy trình quản lý khách hàng:

  • Quy trình bộ phận Dịch vụ khách hàng
  • Quy trình bàn giao nhà
  • Quy trình bảo hành sửa chữa lỗi căn hộ
  • Quy trình kiểm soát vé bể bơi (nếu có)
  • Quy trình phát hành và kiểm soát thẻ dịch vụ tiện ích
  • Quy trình phối hợp phá dỡ – xử lý rác thải
  • Quy trình quản lý chìa khóa tủ đồ
  • Quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng
  • Quy trình tiếp nhận và xử (nếu có)

– Quy trình an ninh:

  • Quy định về nội quy phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà
  • Quy trình tuần tra của bộ phận bảo vệ
  • Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá
  • Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên
  • Quy trình kiểm soát nhà thầu
  • Quy định về dịch vụ trông giữ xe
  • Quy trình xử lý tình huống

– Quy trình vận hành kỹ thuật:

  • Quy trình vận hành các hệ thống kỹ thuật
  • Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà
  • Quy trình giám sát nhà thầu

– Quy trình vệ sinh:

  • Quy trình quản lý và thu gom rác thải
  • Quy trình quản lý thiết bị, vật tư làm sạch
  • Quy trình vệ sinh toilet
  • Quy trình vệ sinh sàn
  • Quy trình vệ sinh kính
  • Quy trình hoạt động
  • Tiêu chí đánh giá chất lượng vệ sinh

Mọi hoạt động quản lý căn hộ chung cư cần phải tuân thủ đủ theo 5 quy trình trên nhằm giúp công việc quản lý được diễn ra hiệu quả nhất.

Quản lý căn hộ chung cư luôn là vấn đề đau đầu của bất cứ chủ đầu tư nào. Chính vì thế, các chủ đầu tư luôn phải tìm kiếm một đơn vị chuyên về quản lý căn hộ chung cư chuyên nghiệp, uy tín chất lượng nhất. PSA chắc chắn sẽ đáp ứng được tất cả những yêu cầu đối với hoạt động quản lý căn hộ chung cư. Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo những thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết nhé.

CÔNG TY PSA

  • Địa chỉ: Tầng 15 tòa nhà VPI, 167 phố Trung Kính, P. Yên Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
  • Điện thoại: (84-24)-3772 6886 – Fax: (84-24)-3747 8649
  • Hotline: 0911 033 777 – Tổng đài CSKH 1900 575 772
0/5 (0 Reviews)