Quản lý căn hộ chung cư

Nhu cầu nhà ở chung cư ngày một tăng lên đặc biệt là đối với những thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Không khó để có thể thấy, hiện nay có rất nhiều vấn đề mâu thuẫn phát sinh trong những hoạt động quản lý và vận hành chung cư. Chính vì thế dịch vụ quản lý căn hộ chung cư chuyên nghiệp ra đời nhằm dung hòa lợi ích giữa chủ đầu tư và cư dân. Nếu như bạn chưa hiểu quản lý căn hộ chung cư là gì, những điều kiện, thủ tục đăng ký quản lý tòa nhà chung cư mới nhất năm 2020 thì có thể tham khảo bài viết này của PSA để có cái nhìn toàn diện nhất về các hoạt động của dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư hiện nay.

Ban quản trị và ban quản lý căn hộ chung cư

Khu chung cư Rio Vista

Rất nhiều người còn lầm tưởng hai khái niệm trong hoạt động quản lý căn hộ chung cư là ban quản trị và ban quản lý căn hộ chung cư. Trong phần tiếp theo của bài viết, PSA giúp bạn phân biệt rõ hai khái niệm này.

Ban quản trị căn hộ chung cư là ai?

Theo Điều 103 Luật nhà ở 2014 những khu chung cư có một hoặc nhiều chủ sở hữu với số lượng chung cư dưới 20 căn hộ thường không cần thiết phải lập ban quản trị chung cư, riêng đối với chung cư có nhiều chủ sở hữu và có nhiều hơn 20 căn hộ thì bắt buộc phải lập ra ban quản trị chung cư. Chính vì thế, tùy theo từng nhu cầu, quy mô của tòa chung cư có thể có hoặc có thể không có ban quản trị căn hộ chung cư.

Ban quản trị nhà chung cư là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và hoạt động theo mô hình như Hội đồng quản trị của Công ty CP hoặc Ban Chủ nhiệm của hợp tác xã;

Ban quản trị chung cư bao gồm: Đại diện của các chủ sở hữu tòa nhà chung cư hoặc người sử dụng nhà chung cư. Trong đó thành viên nằm trong ban quản trị nhà chung cư sẽ được bầu hoặc bãi nhiễm bởi các chủ sở hữu chung cư, thông qua hội nghị nhà chung cư theo đúng quy chế quản lý thuộc Bộ Xây dựng ban hành.

Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của ban quản trị chung cư cao tầng

• Đôn đốc, nhắc nhở các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư tuân thủ, thực hiện nội quy, quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư đã được ban hành và thông qua.
• Ký hợp đồng cung cấp các dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, căn hộ chung cư với chủ đầu tư hoặc đơn vị có chức năng.
• Thực hiện thu, chi kinh phí quản lý vận hành và báo cáo các khoản thu chi đã sử dụng đến các chủ sở hữu, đến cư dân sống trong tòa nhà chung cư.
• Tìm kiếm và ký hợp đồng với những đơn vị có năng lực bảo trì tòa nhà để bảo trì và giám sát hoạt động bảo trì nhà chung cư.
• Thu nhận và tổng hợp tất cả ý kiến của người sử dụng nhà chung cư về các dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà. Đồng thời, ban quản trị chung cư phải phối hợp với các tổ chức, cơ quan chức năng, cá nhân liên quan để giải quyết mọi vấn đề của cư dân.
• Ban quản trị tòa nhà chung cư cao tầng phải phối hợp với chính quyền địa phương, khu vực nhằm xây dựng nếp sống văn minh, trật tự và an toàn xã hội trong tòa nhà chung cư theo đúng quy định của pháp luật về quản lý hòa nhà chung cư.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật, chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư khi thực hiện quyền và trách nhiệm không đúng với quy định của pháp luật về quản lý chung cư.

Thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền hạn đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư (hành lang, khu vực sinh hoạt chung, nhà vệ sinh chung,…) theo quy định của Luật nhà ở 2014 và Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 02/2016/TT-BXD có nội dung là không được kích động người khác gây mất trật tự, an toàn, an ninh tại khu vực thuộc nhà chung cư.

Ban quản lý tòa nhà chung cư cao tầng là gì?

Ban quản lý căn hộ chung cư là đơn vị tiến hành mọi quản lý và vận hành nhà chung cư, thông qua hợp đồng với Ban quản trị tòa nhà chung cư (nếu tòa nhà chung cư có ban quản trị chung cư), hoặc đối những chủ đầu tư của chung cư (nếu tòa nhà chung cư không có ban quản trị chung cư) để thực hiện nhiệm vụ quản lý và vận hành mọi hoạt động của tòa nhà.

Chủ Đầu tư có thể trực tiếp quản lý vận hành nhà chung cư hoặc ủy thác cho một đơn vị khác có đủ điều kiện khi chưa tổ chức được Hội nghị nhà chung cư. Sau khi tổ chức được hội nghị, thì Ban quản trị nhà chung cư sẽ ký Hợp đồng dịch vụ quản lý với Chủ đầu tư hoặc đơn vị khác có đủ điều kiện.

Mỗi tòa nhà chung cư dù có quy mô lớn hay nhỏ đều cần thành lập một ban quản lý nhà chung cư.

Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của ban quản lý nhà ở chung cư cao tầng

• Thu phí quản lý vận hành nhà chung cư hàng tháng của cư dân theo quy định của hợp đồng đã được ký kết.
• Chi trả chi phí cho các hoạt động, dịch vụ của chung cư, theo mức tiền mà hội nghị nhà chung cư đã quyết định, thu tiền điện, nước,… của người sử dụng (nếu có); xử lý các trường hợp không nộp, chậm nộp phí dịch vụ và theo quy định của Quy chế quản lý đã được thông qua trong Hội nghị nhà chung cư.
• Ban quản lý vận hành chung cư có thể được hưởng thêm các khoản thu khác tại nhà chung cư như khai thác các dịch vụ cộng thêm (quảng cáo thang máy, cho thuê bãi đậu xe taxi, các khoản thu khác,…) đã được thông qua tại hội nghị.
• Được quyền tạm ngừng cung cấp các dịch vụ hoặc đề nghị đơn vị chịu trách nhiệm cung cấp điện, nước, năng lượng,…đối với những trường hợp sau: chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đã được thông báo bằng văn bản theo quy định của hợp đồng nhằm yêu cầu họ nộp kinh phí quản lý vận hành và kinh phí khác nhưng chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư vẫn chưa nộp lại cho ban quản lý nhà.
• Thực hiện đầy đủ, cam kết đảm bảo đúng số lượng chất lượng các công việc theo quy định được ghi trong hợp đồng quản lý căn hộ chung cư. Bao gồm cả công việc ủy quyền (nếu có), ghi chép và gửi báo cáo cho Ban quản trị về tiến độ công việc, kết quả thực hiện.
• Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải thường xuyên kiểm tra, giám sát tất cả công việc của nhân viên. Nếu có bất kỳ thiệt hại nào gây ra cho Ban quản trị chung cư hoặc bên thứ ba thì Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải chịu trách nhiệm.
• Kiểm tra, giám sát việc quản lý hệ thống kỹ thuật vận hành liên quan đến hoạt động của chung cư bao gồm: hệ thống thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống máy phát điện dự phòng, máy bơm nước, vệ sinh, môi trường,… 

• Ban quản lý nhà chung cư phải cam kết, đảm bảo mọi hoạt động quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật nhà chung cư theo đúng khuyến cáo và hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất.
• Được quyền khai thác sử dụng các dịch vụ khác tại nhà chung cư để tăng thêm doanh thu và ban quản lý phải chia sẻ khoản doanh thu này với Ban quản trị nhà chung cư theo quy định tại hợp đồng góp phần xây dựng quỹ cộng đồng phục vụ lợi ích chung của tòa nhà, của cư dân.

Lưu ý: Mọi hoạt động của ban quản lý nhà chung cư đều phải được thông qua trong Hội nghị nhà chung cư nhằm đảm bảo lợi ích của cả chủ đầu tư và người sử dụng sở hữu chung cư.

Quy định về chức năng, năng lực của đơn vị quản lý căn hộ, nhà ở, chung cư cao tầng

Doanh nghiệp, tổ chức được thành lập phải hoạt động theo quy định của pháp luật về Luật doanh nghiệp hoặc Luật hợp tác xã đối với chức năng quản lý vận hành nhà chung cư hoặc chức năng quản lý bất động sản.

Phải có tối thiểu các phòng hoặc bộ phận chuyên môn nghiệp vụ bao gồm kỹ thuật, bảo vệ, an ninh, lễ tân, vệ sinh môi trường đảm bảo chung cư hoạt động với hiệu quả tốt nhất.

Các thành viên Ban giám đốc và các cán bộ làm việc trong các phòng, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ của công ty, doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn tương ứng với vị trí công việc và phải có Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Bộ Xây dựng.

Thủ tục đăng ký quản lý vận hành nhà chung cư

Để đăng ký quản lý căn hộ chung cư, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm đầy đủ những loại giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Bản sao chứng thực).
• Quyết định thành lập các phòng hoặc bộ phận chuyên môn nghiệp vụ (Bản sao chứng thực).
• Danh sách cán bộ của các phòng, bộ phận.
• Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư của các thành viên Ban giám đốc, các trưởng, phó phòng, bộ phận và các trưởng, phó ca kỹ thuật, nghiệp vụ của đơn vị (Bản sao chứng thực).

Cơ quan chịu trách nhiệm giải quyết thủ tục đăng ký quản lý nhà chung cư: Bộ Xây dựng, cụ thể là Cục quản lý nhà và thị trường bất động sản. Thời gian làm thủ tục là 20 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ (lưu ý không tính ngày thứ 7, chủ nhật, ngày lễ được nghỉ theo quy định của nhà nước,…).

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà chung cư cao tầng

Quy trình là rất cần thiết để đảm bảo chất lượng của các công việc luôn được đảm bảo. PSA đã xây dựng hoàn thiện bộ quy trình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ cao nhất.

Quy trình quản lý vận hành chung cư cao tầng gồm 5 quy trình dưới đây:

– Quy trình quản lý hợp đồng bao gồm:

• Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể
• Quy trình thu tiền thuê
• Quy trình thu tiền dịch vụ
• Quy trình thanh lý hợp đồng

– Quy trình quản lý khách hàng:

• Quy trình bộ phận Dịch vụ khách hàng
• Quy trình bàn giao nhà
• Quy trình bảo hành sửa chữa lỗi căn hộ
• Quy trình kiểm soát vé bể bơi (nếu có)
• Quy trình phát hành và kiểm soát thẻ dịch vụ tiện ích
• Quy trình phối hợp phá dỡ – xử lý rác thải
• Quy trình quản lý chìa khóa tủ đồ
• Quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng
• Quy trình tiếp nhận và xử (nếu có)

– Quy trình an ninh:

• Quy định về nội quy phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà
• Quy trình tuần tra của bộ phận bảo vệ
• Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá
• Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên
• Quy trình kiểm soát nhà thầu
• Quy định về dịch vụ trông giữ xe
• Quy trình xử lý tình huống

– Quy trình vận hành kỹ thuật:

• Quy trình vận hành các hệ thống kỹ thuật
• Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà
• Quy trình giám sát nhà thầu

– Quy trình vệ sinh:

• Quy trình quản lý và thu gom rác thải
• Quy trình quản lý thiết bị, vật tư làm sạch
• Quy trình vệ sinh toilet
• Quy trình vệ sinh sàn
• Quy trình vệ sinh kính
• Quy trình hoạt động

Mọi hoạt động quản lý nhà chung cư cần phải tuân thủ đủ theo 5 quy trình trên nhằm giúp công việc quản lý được diễn ra hiệu quả nhất.

Quản lý nhà chung cư luôn là vấn đề đau đầu của bất cứ chủ đầu tư nào. Chính vì thế, các chủ đầu tư luôn phải tìm kiếm một đơn vị chuyên về quản lý chung cư chuyên nghiệp, uy tín chất lượng nhất. PSA chắc chắn sẽ đáp ứng được tất cả những yêu cầu đối với hoạt động quản lý nhà chung cư. Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo những thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết nhé.

CÔNG TY PSA

Địa chỉ: Tầng 15 tòa nhà VPI, 167 phố Trung Kính, P. Yên Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Điện thoại: (84-24)-3772 6886 – Fax: (84-24)-3747 8649

Hotline: 0911 033 777 – Tổng đài CSKH 1900 575 772

Xem thêm : Xây dựng hình ảnh văn phòng hiện đại – dịch vụ quản lý  vận hành tòa nhà văn phòng