Quản lý tòa nhà văn phòng - Dịch vụ giá trị dành cho văn phòng hiện đại - PSA
icon icon

Xây dựng hình ảnh văn phòng hiện đại – dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng

Thị trường bất động sản với phân khúc tòa nhà văn phòng cho thuê đang là một thị trường lớn và sinh lời rất hiệu quả. Việc xây dựng hình ảnh văn phòng hiện đại với một bộ phận nhân sự đảm nhận việc quản lý tòa nhà văn phòng là rất cần thiết để tạo nên giá trị cho từng dự án. Tuy nhiên, không phải dự án nào cũng có thể xây dựng được đội ngũ nhân sự chuyên sâu trong lĩnh vực này.

Quản lý tòa nhà văn phòng và tầm quan trọng của nó

Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng được hiểu là các hoạt động liên quan đến tòa nhà bao gồm: Vận hành toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà, quản lý chăm sóc khách hàng và đối tác, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa các sự cố của hệ thống kỹ thuật tòa nhà, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo đảm an ninh trật tự…giúp cho mọi hoạt động của tòa nhà văn phòng diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, an toàn và chuyên nghiệp nhất. Giúp khách hàng khai thác và sử dụng tối đa các lợi ích văn phòng họ đã thuê.

Khái niệm quản lý tòa nhà văn phòng và tầm quan trọng của nó

Tầm quan trọng của việc quản lý tòa nhà văn phòng

Việc quản lý tòa nhà văn phòng là yếu tố quan trọng quyết định giá trị của cả một dự án. Bởi giá trị sản phẩm luôn tỷ lệ thuận với chất lượng dịch vụ mà nó mang lại. Chỉ khi chất lượng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng tốt, chuyên nghiệp, được khách hàng hài lòng và đánh giá tốt thì chính khi đó, dự án tòa nhà văn phòng đó mới có giá trị thực sự khiến khách hàng tin tưởng lựa chọn.

Dịch vụ quản lý kỹ thuật tòa nhà văn phòng đã có trên thế giới từ rất lâu, tại Việt Nam dịch vụ này mới xuất hiện từ khoảng 10 năm trở lại đây. Tuy nhiên, thực trạng của ngành dịch vụ này ở nước ta còn bộc lộ nhiều yếu kém, hạn chế. Nguyên nhân xuất phát từ chính năng lực yếu kém của những đơn vị, tổ chức hay chính các chủ đầu tư các dự án. Bởi họ chưa thực sự xây dựng được đội ngũ nhân sự có chuyên môn, bài bản và chưa có sự chuyên nghiệp cao. Trong khi đó, trên thực tế, việc vận hành và quản lý tòa nhà văn phòng sẽ là yếu tố quan trọng quyết định tới giá trị của từng dự án và đặc biệt là tới lợi nhuận mà dịch vụ cho thuê văn phòng mang lại.

PSA đang quản lý vận hành tòa nhà ngân hàng PVcomBank
PSA đang quản lý vận hành tòa nhà ngân hàng PVcomBank

Thế nào là xây dựng hình ảnh tòa nhà văn phòng hiện đại?

Văn phòng được coi là bộ mặt của doanh nghiệp. Chính vì vậy, các công ty doanh nghiệp ngày càng có “ý thức” hơn trong hoạt thiết kế và xây dựng văn phòng theo phong cách đặc thù công việc của họ. Việc xây dựng một văn phòng hiện đại sẽ tạo nên sự hứng thú cho khách hàng đối với doanh nghiệp.

Hình ảnh văn phòng hiện đại cần đáp ứng đủ tối thiểu những yếu tố sau:

  •     Công năng sử dụng

Khi thiết kế văn phòng, điều đầu tiên mà các nhà thiết kế lưu ý đó là công năng sử dụng của văn phòng. Công năng sử dụng của văn phòng phải đáp ứng được tất cả nhu cầu sử dụng của nhân viên của các bộ phận. Ví dụ như xây dựng thiết kế vị trí các phòng ban, máy móc thiết bị, nội thất… hỗ trợ hiệu quả quá trình làm việc của nhân viên trong công ty.

  •     Tính thẩm mỹ

Tính thẩm mỹ góp phần tạo cảm hứng tích cực cho nhân viên làm việc, cũng như có thể để lại ấn tượng sâu sắc trước khách hàng trong lần ghé thăm đầu tiên. Tính thẩm mỹ của văn phòng được thể hiện trong hoạt động trang trí văn phòng, cách bài trí máy móc thiết bị khoa học, thuận tiện, kết hợp với màu sắc từ đó tạo nên phong cách riêng cho doanh nghiệp.

  •     Hình ảnh thương hiệu

Văn phòng hiện đại không chỉ là nơi làm việc hay để lại ấn tượng trong tâm trí của khách hàng mà còn góp phần để lại hình ảnh đẹp trong mắt công chúng. Đặc biệt trong xã hội hiện đại, mọi người rất đề cao những thiết kế mới mẻ, chính vì thế việc thiết kế văn phòng hiện đại sẽ góp phần làm nên hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp, từ đó dễ dàng khẳng định được vị thế của doanh nghiệp với đối tác cũng như nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành.

Xây dựng hình ảnh văn phòng hiện đại với dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng

Hàng năm ở Việt Nam có hàng trăm tòa nhà được xây mới, trong đó bất động sản cho thuê làm văn phòng chiếm tỷ lệ rất lớn. Điều này dẫn đến nhu cầu về việc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng ngày một lớn hơn. Chính vì thế,  sự ra đời của các công ty quản lý tòa nhà văn phòng là một nhu cầu tất yếu. Việc quản lý vận hành tòa nhà đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như kiến thức chuyên môn sâu về đa dạng các lĩnh vực khác nhau như: kỹ thuật điện nước, kỹ thuật chuyên môn về PCCC, quy định về hợp đồng cho thuê, quy định về pháp lý…và nhiều vấn đề phát sinh khác khi  vận hành tòa nhà văn phòng.

Ban quản lý tòa nhà của PSA

Do tính phức tạp của công việc này mà nhiều chủ đầu tư đã lựa chọn giải pháp thuê đơn vị thứ 3 là các công ty quản lý bất động sản chuyên nghiệp – công ty quản lý tòa nhà văn phòng chuyên kinh doanh về lĩnh vực quản lý tòa nhà. Bởi họ hiểu rằng, chất lượng quản lý tòa nhà văn phòng ảnh hưởng rất lớn tới giá trị cho thuê văn phòng và số lượng khách hàng hợp tác. Và việc quản lý tòa nhà văn phòng có thể hoạt động trơn tru thì cần có 1 hệ thống bộ máy nhân sự và trang thiết bị chuyên nghiệp toàn diện như: Vận hành và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, chăm sóc khách hàng, dịch vụ công cộng, dịch vụ an ninh….

Nhân viên của PSA đang vệ sinh kính của tòa nhà

Các công ty quản lý toà nhà văn phòng sẽ là đơn vị thay mặt chủ đầu tư vận hành tòa nhà hoạt động một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Từ việc xây dựng hình ảnh văn phòng với thiết kế thống nhất, sang trọng cho tới việc cung cấp một hệ thống các dịch vụ đi kèm chất lượng cao tương xứng với giá trị mà khách hàng bỏ ra thuê mặt bằng kinh doanh.

Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng là nhân tố giúp chủ đầu tư tiết kiệm nhiều chi phí trong việc vận hành và kinh doanh tòa nhà của mình. Bên cạnh đó còn là cầu nói quan trọng giúp khách hàng và chủ đầu tư có mối quan hệ tốt đẹp.

Qua những chia sẻ trên, PSA hy vọng sẽ mang lại những thông tin hữu ích, giúp các chủ đầu tư, doanh nghiệp bất động sản tòa nhà văn phòng cho thuê có được sự lựa chọn thông minh và chính xác đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng để mang lại những giá trị cao nhất cho doanh nghiệp và khách hàng của mình. 

Công việc quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm những gì?

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là sự kết hợp hài hòa giữa quy trình quản lý dịch vụ và kỹ thuật vận hàng cao ốc giúp cho các chủ đầu tư yên tâm tiêu dùng hiệu quả các nguồn lực của mình, cũng như đem lại sự ưng ý nhất cho khách hàng. Công việc quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm:

Quản lý tài chính

Mỗi tháng khách hàng và các chủ đầu tư đều nên nộp cho đơn vị quản lý một khoản tiền không hề nhỏ. Tuy nhiên, song hành có chi phí quản lý mà họ nhận được cao đó chính là những giá trị mà quản lý tòa nhà mang đến cho chủ đầu tư cũng như cho khách hàng, những người tiêu dùng dịch vụ, sinh sống trong tòa nhà.

Quản lý nhân sự

tại mỗi tòa nhà đối mang mỗi thắng cảnh sẽ được bố trí nguồn nhân sự khác nhau. Tùy vào quy mô của tòa nhà, số lượng công việc, dịch vụ mà bên quản lý bắt buộc thực hiện để lựa tìm tuyển dụng số lượng nguồn nhân lực sao cho hợp lý nhất. kế bên đó , ban quản lý phải cần cân nhắc chế độ lương thưởng-phạt, hay bảng mô tả yếu tố công việc cho mỗi nhân viên giúp họ hiểu tha hồ công việc mình buộc phải làm đồng thời tạo động lực cho họ hoàn thiện công việc tốt nhất.

Quản lý khách hàng

Như chúng tôi đã nói ở trên đối với ai làm công việc quản lý tòa nhà thì còn đóng vai trò quan trọng trong trung gian giữa khách hàng và chủ đầu tư. Dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ thay chủ đầu tư chăm sóc khách hàng, đồng thời giúp chủ đầu tư giải quyết mọi vấn đề, đa số khiếu nại của khách hàng. Chính vì nguyên nhân này mà các chủ đầu tư đều cực kỳ đau đầu trong việc tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý khách hàng là thế nào để thay họ giữ chân, làm cho bằng lòng khách hàng mà không khiến ảnh hưởng tham quan thuận tiện của chủ đầu tư.

Bảo trì hệ thống kỹ thuật:

Vấn đề bảo trì hệ thống kỹ thuật là cực kỳ quan trọng như hệ thống nước, hệ thống điện, hệ thống PCCC… đặc biệt đối mang những tòa nhà hiện đại thì việc áp dụng phổ biến sản phẩm tiên tiến càng ngày phổ biến, chính vì thế ban quản lý tòa nhà không chỉ buộc phải theo dõi khắt khe mà còn nên sẵn sàng mang máy móc thiết bị hiện đại giúp ứng phó, sửa chữa kịp thời khi xảy ra bất cứ vấn đề gì trong vận hành.

Quy trình quản lý tòa nhà văn phòng

Đối có mọi ngành nghề quản lý thì thứ tự quản lý đóng vai trò vô cùng quan trọng. Quy trình quản lý tòa nhà là các bước tiêu chuẩn trong quản lý tòa nhà trong từng thời đoạn, giúp tương trợ những nhà quản lý trong việc kiểm tra, quản lý tổng quát hầu hết mọi di chuyển trong tòa nhà, song song giúp nhân viên làm việc trong từng quy trình hiểu rõ những nhiệm vụ bản thân cần phải hoàn thành để hoàn thành nó phải chăng hàng đầu.

Quy trình quản lý tòa nhà văn phòng

Quản lý hợp đồng bao gồm

  • trật tự gia nhập dành cho thuê và những quy định cụ thể
  • trật tự thu tiền thuê
  • trật tự thu tiền dịch vụ
  • thứ tự thanh lý hợp đồng

Quy trình quản lý khách hàng

  • trật tự quản lý và sử dụng phòng
  • thứ tự đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng về các nhà cung cấp của tòa nhà
  • trật tự xử lý và giải quyết những khiếu nại của người mua
  • quy trình về an toàn, an ninh của người dùng
  • trật tự quản lý tài sản của người mua
  • trật tự quản lý vệ sinh của quý khách
  • thứ tự quản lý thiết bị và nhà cung cấp tòa nhà

Quy trình an ninh

  • Quy định về nội quy phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà
  • trật tự tuần tra bộ phận bảo vệ
  • Quy định đào tạo về an toàn phòng cháy chữa cháy
  • trật tự kiểm soát tài sản, hàng hoá
  • quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên
  • Quy định về nhà sản xuất giữ xe.

Trật tự vận hành kỹ thuật

  • quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà
  • quy trình bảo trì những công trình vun đắp
  • trật tự bảo dưỡng máy móc thiết bị của tòa nhà.

trật tự vệ sinh

  • thứ tự kế hoạch vệ sinh những khu vực của từng khu vực trong toàn nhà
  • trật tự về quản lý, xử lý rác thải bên trong và bên ngoài tòa nhà
0/5 (0 Reviews)