Mục lục
Quản lý tòa nhà văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng trong việc điều phối và đảm bảo việc khai thác tòa nhà. Vậy công tác quản lý tòa nhà văn phòng gồm những hoạt động nào? Hãy cùng PSA làm rõ vấn đề này trong bài viết ngay sau đây.
1. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?
Quản lý tòa nhà văn phòng là việc kiểm soát và vận hành mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra trơn tru, an toàn và chất lượng nhất.
Bao gồm các hoạt động sau:
- Quản lý tài chính
- Chăm sóc và quản lý khách hàng.
- Kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, cơ sở – vật chất.
- Hoạt động vệ sinh – chăm sóc cảnh quan.
- Hoạt động bảo vệ đảm bảo an ninh trật tự – phòng cháy chữa cháy.
- Quản lý nhân sự.
Mục đích của việc quản lý tòa nhà là đảm bảo các hoạt động trên diễn ra một cách an toàn, chất lượng, giúp khách hàng yên tâm khi thuê và sử dụng mặt bằng trong tòa nhà văn phòng. Không chỉ vậy, quản lý tòa nhà văn phòng còn giúp chủ đầu tư khai thác và kiểm soát mô hình bất động sản này một cách hiệu quả nhất, mang đến hình ảnh chuyên nghiệp và tăng giá trị cho tòa nhà.
2. Quản lý tòa nhà văn phòng gồm những công việc gì?
Tất cả các hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng đều cần phải có quy trình làm việc một cách rõ ràng. Các bộ phận phụ trách, các cá nhân tổ chức liên quan có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện đúng theo quy trình.
2.1. Quy trình quản lý tài chính
Quản lý tài chính là hoạt động giúp chủ đầu tư kiểm soát thu chi trong quá trình quản lý tòa nhà văn phòng. Hoạt động này gồm:
- Quy trình thu tiền thuê: Tùy theo sự thống nhất giữa chủ đầu tư và khách hàng mà quá trình đóng tiền thuê mặt bằng có thể diễn ra theo tháng, quý, năm… Khách hàng thuê có nghĩa vụ phải đóng tiền thuê đúng hạn. Ngược lại, chủ đầu tư có trách nhiệm xác nhận, gửi biên lai hóa đơn đầy đủ đến khách hàng
- Quy trình thu tiền dịch vụ: Trong quá trình đi vào khai thác, các hoạt động tại chỗ của khách hàng sẽ phát sinh các chi phí liên quan như: điện, nước, sửa chữa, gửi xe… Phía quản lý tòa nhà văn phòng cần chi trả cho bên cung cấp dịch vụ, đồng thời phải tính toán rõ ràng, thông báo chi phí và thu tiền từ phía khách hàng sử dụng.
- Quy trình quản lý các khoản chi: Lương nhân viên, lương bảo vệ, các chi phí sửa chữa, chi phí vệ sinh cũng như việc chi trả tiền điện nước chung… đều cần phải được kiểm soát rạch ròi và rõ ràng. Với mỗi khoản chi, ban quản lý tòa nhà cần có phiếu chi đồng thời cần ghi chép thống kê lại đầy đủ.
- Quy trình quản lý tồn quỹ: Các khoản tiền tồn quỹ cần được thống kê theo tháng/ quý và tổng kết lại vào cuối năm. Đơn vị quản lý tòa nhà có trách nhiệm lưu trữ, kiểm soát và sử dụng khoản tiền này đúng mục đích theo quy định.
2.2. Quy trình chăm sóc và quản lý khách hàng
Một mô hình tòa nhà văn phòng được coi là hoạt động hiệu quả, bền vững chỉ khi được khách hàng sử dụng đánh giá cao. Điều này đòi hỏi đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng phải đưa ra những chính sách quản lý và cung cấp các dịch vụ chất lượng, làm hài lòng khách hàng một cách tối đa.
Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cần phải xây dựng quy trình đón tiếp, tiếp nhận thông tin và xử lý phàn nàn khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và triệt để. Những cá nhân phụ trách tiếp nhận và xử lý đòi hỏi phải là những người có kinh nghiệm, được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp.
Bên cạnh đó, đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cũng cần có những văn bản, thông cáo về các quy định, quy chế rõ ràng. Qua đó, giúp khách hàng nắm được thông tin khi sử dụng dịch vụ, cơ sở vật chất trong tòa nhà, hạn chế các phát sinh không mong muốn.
2.3. Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà
Các yếu tố kỹ thuật – cơ sở vật chất có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai thác sử dụng của khách hàng và lợi ích của chủ đầu tư. Vì thế, trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng sẽ không thể thiếu được các hoạt động đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà như:
- Xây dựng hệ thống các quy chuẩn vận hành kỹ thuật riêng theo điều kiện cơ sở vật chất thực tế của tòa nhà. Triển khai hướng dẫn các quy chuẩn này cho đội ngũ phụ trách và yêu cầu đội ngũ này thực hiện một cách nghiêm túc, bài bản.
- Xây dựng kế hoạch bảo trì – bảo dưỡng định kỳ cho hệ thống kỹ thuật gồm: thông gió, thang máy, hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống điều hoà, mạng internet, camera giám sát… Qua đó, đảm bảo các hệ thống này luôn vận hành một cách tốt nhất, giúp các hoạt động kinh doanh, khai thác trong tòa nhà không bị ảnh hưởng.
- Thường xuyên kiểm tra, kịp thời phát hiện và đề xuất các phương án giải quyết trong trường hợp xảy ra các hư hỏng phát sinh. Qua đó, giảm thiểu tối đa thiệt hại cũng như kéo dài tuổi thọ cho tòa nhà, tăng cường lợi ích cho chủ đầu tư.
2.4. Hoạt động vệ sinh và chăm sóc cảnh quan
Môi trường tòa nhà văn phòng sạch đẹp, văn minh không chỉ đảm bảo sức khỏe tinh thần mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho chủ đầu tư và các đơn vị kinh doanh trực tiếp tại tòa nhà. Vì thế, có thể nói đây là một trong những công tác quan trọng mà chủ đầu tư nhất định phải quan tâm.
Công tác này cần đảm bảo duy trì trạng thái sạch đẹp nhất cho các khu vực chung như:
- Sảnh chờ, sảnh lễ tân
- Hành lang
- Cầu thang bộ, thang máy
- Hệ thống nhà vệ sinh,
- Hầm gửi xe,…
Ngoài ra chủ đầu tư cũng cần đảm bảo khách hàng luôn duy trì vệ sinh sạch sẽ tại các không gian kinh doanh riêng của họ. Đồng thời, các hoạt động như diệt côn trùng, nấm mốc, chăm sóc cảnh quan, cây cối… cũng cần được tiến hành định kỳ.
2.5. Đảm bảo an ninh – trật tự tòa nhà văn phòng
Thường xuyên đón tiếp khách ra vào làm việc là một đặc trưng trong hoạt động của tòa nhà văn phòng. Vì thế, ban quản lý bắt buộc phải kiểm soát và đảm bảo an ninh, an toàn cho người và tài sản trong tòa nhà một cách tối đa. Để làm được điều đó, ban quản lý cần:
- Lắp đặt hệ thống camera tại các không gian chung và tiến hành giám sát liên tục 24/24
- Xây dựng đội ngũ nhân viên an ninh – bảo vệ một cách bài bản, chuyên nghiệp. Tổ chức tuần tra, giám sát theo quy định
- Xây dựng quy trình check in và check out cho khách và hàng hóa ra vào tại sảnh, bãi đỗ xe. Qua đó hạn chế tối đa sự xâm nhập của người lạ cũng như những mất mát, gây thiệt hại cho doanh nghiệp thuê và chủ đầu tư
- Thường xuyên kiểm tra định hệ thống phòng cháy chữa cháy. Đồng thời tích cực tổ chức các hoạt động tập huấn, hướng dẫn xử lý đám cháy cho các cá nhân, tổ chức hoạt động trong tòa nhà.
2.6. Quy trình quản lý nhân sự
Công tác quản lý tòa nhà văn phòng cần có sự tham gia của nhiều phòng ban cũng như số lượng lớn các nhân sự. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của các phòng ban và cá nhân này, hoạt động quản lý nhân sự cần phải được triển khai một cách bài bản, nhất quán với các chính sách rõ ràng và cụ thể:
- Tổ chức tuyển dụng và đào tạo: Ban quản lý nhân sự cần phải xây dựng mô tả công việc, yêu cầu cụ thể cho từng vị trí. Đồng thời triển khai tuyển dụng, tổ chức phỏng vấn và đào tạo các nhân sự mới.
- Xây dựng chính sách, chế độ bao gồm lương, phụ cấp, chế độ thưởng phạt cũng như các quy định khác cho từng bộ phận và vị trí.
- Tổ chức giám sát đảm bảo hoạt động của các phòng ban và nhân sự luôn diễn ra đúng với quy định và đạt hiệu quả.
3. Mô hình quản lý toà nhà văn phòng
Hiện nay, đang tồn tại hai mô hình quản lý tòa nhà văn phòng rất được các chủ đầu tư ưa chuộng. Mỗi hình thức này lại có cách vận hành và đặc trưng riêng.
3.1. Mô hình do chủ đầu tư tự thành lập
Với hình thức này, chủ đầu tư tòa nhà văn phòng sẽ tự đứng ra quản lý và điều hành trực tiếp. Để làm được điều đó, chủ đầu tư cần phải thực sự am hiểu về hoạt động quản lý cũng như có khả năng kiểm soát xử lý tình huống tốt. Bởi lẽ, với mô hình này, chủ đầu tư không chỉ tự tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho các bộ phận như hành chính – nhân sự, lễ tân, bảo vệ, kỹ thuật… mà còn phải theo dõi cũng như điều hành toàn bộ quá trình hoạt động của các bộ phận này.
Mô hình này có những ưu và nhược điểm như sau:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
3.2. Thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp
Với mô hình này, chủ đầu tư không trực tiếp quản lý mà sẽ thuê một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp được nhà nước cấp phép. Đơn vị này sẽ tiến hành xây dựng quy trình, cung cấp nhân sự cho các bộ phận và vận hành toàn bộ hoạt động của tòa nhà văn phòng. Trong khi đó, chủ đầu tư sẽ đóng vai trò là người đưa ra định hướng dựa vào các kết quả hoạt động được cập nhật từ đơn vị quản lý tòa nhà.
Mô hình này có những ưu và nhược điểm như sau:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
4. Tại sao cần thuê đơn vị chuyên nghiệp quản lý tòa nhà văn phòng?
Dựa vào ưu nhược điểm trên, có thể kết luận lại mô hình thuê đơn vị chuyên nghiệp quản lý tòa nhà văn phòng sẽ hiệu quả và tối ưu hơn. Qua đó, giúp chủ đầu tư thêm phần an tâm khi các hoạt động của tòa nhà được xử lý bởi một đơn vị chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Không chỉ vậy hình thức này còn giúp chủ đầu tư tiết kiệm thời gian và công sức quản lý mà vẫn có thể nắm bắt được tình hình và kết quả các hoạt động của tòa nhà một cách rõ ràng và chính xác nhất.
Đồng thời, khi được giảm thiểu khối lượng công việc phải xử lý, chủ đầu tư sẽ có thêm nhiều thời gian để nghiên cứu đưa ra các định hướng chiến lược cho tòa nhà cũng như xây dựng các mô hình bất động sản khác, nâng cao hiệu quả đầu tư.
Việc thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp chủ đầu tư tiết kiệm thêm nhiều khoản chi phí nhờ không phải tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Bên cạnh đó, mô hình này cũng hạn chế được tối đa thiệt hại kinh tế nhờ giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành.
5. PSA – Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp & hiệu quả
Việc quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng nên do đơn vị chuyên nghiệp có năng lực quản lý thực hiện. Qua đó, nâng cao hiệu quả hoạt động của toà nhà một cách bài bản nhất cũng như gia tăng thêm lợi ích kinh tế và danh tiếng cho chủ đầu tư.
Để chọn được đơn vị quản lý uy tín, chủ đầu tư cần ưu tiên các đơn vị có những tiêu chí sau:
- Kinh nghiệm: Nên có trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý bất động sản, năng lực của đơn vị này sẽ được chứng minh thông qua các dự án đã và đang quản lý.
- Uy tín: Một minh chứng tiêu biểu nhất để chứng minh sự uy tín của đơn vị quản lý là hệ thống đối tác của đơn vị này. Chủ đầu tư nên ưu tiên các đơn vị từng thực hiện quản lý tòa nhà cho nhiều đối tác lớn.
- Có đội ngũ nhân sự giàu chuyên môn, kinh nghiệm thể hiện qua tác phong, quy trình làm việc, cách xử lý tình huống.
- Có trang thiết bị hiện đại giúp giảm thiểu sức người, tiết kiệm tối đa chi phí nhân sự.
- Có ứng dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý hỗ trợ chủ đầu tư theo dõi và nắm bắt tình hình một cách chính xác nhất.
- Luôn rõ ràng minh bạch về chi phí và quy trình, qua đó giúp chủ đầu tư thêm an tâm.
- Chất lượng dịch vụ đảm bảo, xử lý nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu của khách hàng.
Đạt đủ những tiêu chí trên, PSA vinh hạnh được đồng hành cùng nhiều dự án quản lý tòa nhà trong suốt hơn 15 năm qua, trở thành một trong những thương hiệu quản lý bất động sản uy tín nhất được các chủ đầu tư tin tưởng lựa chọn.
PSA được đánh giá cao nhờ các thế mạnh nổi trội:
- Đạt Thương hiệu quốc gia 4 kỳ liên tiếp (năm 2016, 2018, 2020 và 2022).
- Cung cấp giải pháp tổng thể cho mọi hoạt động: quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý môi trường và vận hành bảo trì hệ thống kỹ thuật của tòa nhà.
- Quy trình chuyên nghiệp: Quy trình quản lý vận hành tòa nhà của PSA được thực hiện tuân theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015. Mọi hoạt động, vận hành của PSA luôn được theo dõi và ghi chép cẩn thận. Từ đó giúp khách hàng dễ dàng theo dõi được mọi hoạt động và vận hành của tòa nhà.
- Đội ngũ nhân viên giàu chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc thể hiện qua tác phong và kỹ năng xử lý tình huống. Chúng tôi luôn đặt nhu cầu của khách hàng, uy tín và lợi ích của chủ đầu tư lên hàng đầu, phục vụ khách hàng nhiệt tình với tinh thần vô cùng chuyên nghiệp và trung thực.
- Chi phí minh bạch, hợp lý: PSA cam kết đưa ra mức chi phí minh bạch rõ ràng và cung cấp dịch vụ tương xứng với chi phí. Trong quá trình vận hành, mọi phát sinh có chi phí đều được ghi chép lại rõ ràng cẩn thận và sẽ được thông báo ngay đến chủ đầu tư để thảo luận đưa ra phương án xử lý hợp lý.
Khách hàng đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành bất động sản nói chung cũng như quản lý tòa nhà văn phòng nói riêng vui lòng liên lạc với PSA theo những thông tin dưới đây. Đội ngũ nhân viên của PSA luôn sẵn sàng giải đáp và tư vấn cho bạn.
PSA – Tận tay, Tận tâm
- Fanpage: https://www.facebook.com/QuanLyToaNhaPSA
- Zalo: https://zalo.me/2568370176442002461
- Website: Psa.vn
- Hotline: 0911 033 777
- Hệ thống các chi nhánh:
- Trụ sở chính: Tầng 15, Tòa nhà VPI, số 167 Trung Kính, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
- Chi nhánh phía Nam: Tầng 3, số 46 Trương Định, phường Võ Thị Sáu, quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Chi nhánh Nghi Sơn: Vạn Xuân Thành, phường Xuân Lâm, thị xã Nghi Sơn, tỉnh Thanh Hóa.
- Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: Số 74 đường Quang Trung, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.
