Mục lục
- 1. Ban quản lý tòa nhà là gì?
- 2. Chức năng của ban quản lý tòa nhà
- 3. Quy trình làm việc của ban quản lý tòa nhà
- 4. Sơ đồ tổ chức ban quản lý tòa nhà
- 5. Sự khác biệt giữa các hình thức ban quản lý tòa nhà
- 6. Mô hình ban quản lý tòa nhà
- 7. Hỏi – đáp về ban quản lý tòa nhà
- 8. PSA – đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà tận tay – tận tâm
Ban quản lý tòa nhà là bộ phận quan trọng quyết định mức độ hiệu quả của công việc vận hành và quản lý tòa nhà. Dưới đây là mọi thông tin bạn cần nắm được về khái niệm, công việc, quy trình làm việc, sơ đồ tổ chức, mô hình của Ban quản lý tòa nhà.
Tóm tắt thông tin chính trong bài viết
- Ban quản lý tòa nhà là đơn vị chịu trách nhiệm điều hành, giám sát toàn bộ hoạt động của tòa nhà, đảm bảo vận hành ổn định, an toàn và hiệu quả.
- Ban quản lý tòa nhà có chức năng quản lý tài chính – nhân sự, giám sát các công tác vận hành, chăm sóc khách hàng và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật.
- Ban quản lý tòa nhà có thể do chủ đầu tư tự thành lập hoặc thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp.
- Tùy thuộc loại hình tòa nhà là tòa nhà văn phòng hay chung cư, ban quản lý tòa nhà có đặc điểm và mục tiêu vận hành khác nhau.
1. Ban quản lý tòa nhà là gì?
Ban quản lý tòa nhà là đội ngũ điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của một tòa nhà. Các hoạt động của đội ngũ này được xét duyệt bởi Cục Quản lý nhà và Thị trường Bất động sản.
Tùy vào loại hình và mục đích sử dụng của tòa nhà, Ban quản lý tòa nhà được chia thành hai hình thức chính:
- Ban quản lý tòa nhà văn phòng: Đây là bộ phận quản lý, điều hành hoạt động tại các tòa nhà cho thuê văn phòng hoặc tòa nhà thương mại.
- Ban quản lý tòa nhà chung cư: Đây là tổ chức chịu trách nhiệm quản lý, vận hành khu nhà ở, đảm bảo môi trường sống an toàn, tiện nghi và thân thiện cho cư dân.
2. Chức năng của ban quản lý tòa nhà
2.1. Tối ưu quản lý tài chính
Một trong những nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng mà ban quản lý tòa nhà phải đảm nhiệm là vạch ra giải pháp tối ưu quản lý tài chính.
Thông thường, khách hàng và cư dân sử dụng một tòa nhà phải đóng phí quản lý hàng tháng. Khi gộp lại, những khoản phí này sẽ biến thành con số rất lớn. Việc của ban quản lý tòa nhà là nhận bàn giao và sử dụng minh bạch, hợp lý các khoản phí này, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người đang sử dụng tòa nhà.
Việc tối ưu quản lý tài chính hợp lý giúp cho tòa nhà vận hành hiệu quả, chặt chẽ và nghiêm ngặt hơn, đồng thời, đảm bảo được lợi ích của cả cư dân lẫn ban quản lý.
2.2. Tạo giải pháp quản lý nhân sự
Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm tổ chức, tuyển dụng và điều hành nhân sự tại các bộ phận chức năng trong tòa nhà. Bên cạnh việc bố trí đúng người – đúng việc, ban quản lý cần chú trọng đến công tác đào tạo, nâng cao nghiệp vụ và xây dựng quy chế khen thưởng – kỷ luật phù hợp.
Đồng thời, ban quản lý đóng vai trò trung tâm kết nối, duy trì sự thống nhất các bộ phận trong tòa nhà như kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh, lễ tân hay chăm sóc khách hàng nhằm giúp mọi hoạt động diễn ra nhịp nhàng, ổn định và đúng quy trình.
2.3. Quản lý khách hàng chi tiết
Nắm được thông tin thiết yếu về khách hàng sử dụng tòa nhà là chìa khóa then chốt giúp ban quản lý đưa ra chính sách đáp ứng đúng nhu cầu của họ. Bằng cách này, ban quản lý có thể giữ chân khách hàng mà không gây ảnh hưởng đến chủ dự án hay làm tổn hại lợi ích chung của toàn bộ tòa nhà.
2.4. Bảo trì các hệ thống kỹ thuật
Ban quản lý cần thường xuyên bảo trì hệ thống kỹ thuật để mọi hệ thống trong tòa nhà như hệ thống điện nước, điều hòa, thang máy,… hoạt động ổn định. Ban quản lý cũng phải phối hợp chặt chẽ với đơn vị bảo trì để giám sát tiến độ, chất lượng công việc và xử lý ngay khi phát sinh bất thường, tránh ảnh hưởng đến hoạt động chung của tòa nhà.
2.5. Giám sát công tác vận hành
Trong hoạt động vận hành tòa nhà, ban quản lý đóng vai trò giám sát và điều phối tổng thể để đảm bảo mọi bộ phận và dịch vụ vận hành trơn tru, đúng quy trình. Ban quản lý có nhiệm vụ kiểm tra định kỳ và đánh giá hiệu quả vận hành của từng bộ phận, từ đó kịp thời điều chỉnh hoặc nhắc nhở nếu phát sinh sai sót, đảm bảo chất lượng dịch vụ và hình ảnh của tòa nhà luôn được giữ ở mức tốt nhất.
Các công tác giám sát vận hành tòa nhà đảm bảo cho hệ thống điện, hệ thống thang máy, hệ thống điều hòa, hệ thống cấp thoát nước và phòng cháy chữa cháy,… diễn ra thường xuyên, giúp hạn chế tối đa những sự cố phát sinh, giúp cho hệ thống luôn hoạt động ổn định, an toàn.
3. Quy trình làm việc của ban quản lý tòa nhà
3.1. Quy trình quản lý hợp đồng với chủ đầu tư và khách hàng
Ban quản lý cần kiểm soát kỹ càng hợp đồng cho thuê nhà với các điều kiện cụ thể giữa khách hàng và chủ đầu tư, đồng thời, cần xác định rõ:
- Yêu cầu và trách nhiệm của nhà đầu tư với khách hàng thuê nhà
- Quy trình thu tiền hằng tháng
- Quy trình thanh lý hợp đồng
3.2. Quy trình quản lý khách hàng
Quy trình quản lý khách hàng bao gồm các bước xử lý, đánh giá, quản lý các vấn đề liên quan như dịch vụ khách hàng sử dụng, khiếu nại,… như sau:
- Quy trình quản lý và sử dụng phòng của tòa nhà
- Quy trình đánh giá sự hài lòng của khách hàng
- Quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại
- Quy định về an toàn, an ninh cho khách hàng
- Quy định bảo vệ tài sản của khách hàng
- Quy định quản lý vệ sinh cho khách hàng
- Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhà
3.3. Quy trình an ninh
An ninh, an toàn là vấn đề nổi cộm mà bất cứ cư dân, khách hàng nào sử dụng tòa nhà cũng quan tâm. Vì thế, ban quản lý phải thực hiện tốt quy trình an ninh và nắm rõ:
- Nội quy về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn cứu hộ
- Quy trình tuần tra đối với bộ phận bảo vệ
- Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá ra vào tòa nhà
- Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên
- Quy trình trông giữ xe:
- Quy trình ứng phó với các tình huống khẩn cấp như nổi loạn gây rối, phá hoại, tai nạn, mất mát, sơ cấp cứu, cứu nạn cứu hộ,…
- Xây dựng phương án đề phòng sự cố phát sinh
3.4. Quy trình an toàn vệ sinh
Ban quản lý cần lên kế hoạch vệ sinh định kỳ, thường xuyên cho các khu vực trong tòa nhà, từ thang máy, sảnh chung cho tới cầu thang bộ,… Đối với rác thải sinh hoạt, ban quản lý cần áp dụng phương án xử lý theo đúng yêu cầu của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Trước khi tiến hành, ban quản lý cần:
- Khảo sát thực tế toàn bộ diện tích và hạng mục của tòa nhà
- Đánh giá thực tế công tác vệ sinh và xây dựng kế hoạch vệ sinh cụ thể tương ứng với từng hạng mục
- Xây dựng phương án hỗ trợ giữa các bộ phận vệ sinh để đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả
3.5. Quy trình vận hành và bảo trì
Việc này giúp cho tòa nhà luôn được đảm bảo vận hành an toàn và có tuổi thọ lâu dài. Ban quản lý cần áp dụng quy trình sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ đối với mọi thiết bị được sử dụng trong tòa nhà:
- Vận hành hệ thống kỹ thuật, kiểm tra hoạt động, tình trạng của thiết bị và giải quyết những sự cố phát sinh.
- Bảo trì, bảo dưỡng, cải tiến những hư hỏng nhỏ
- Thay thế vật tư, phụ tùng phụ kiện nhỏ cho các hệ thống kỹ thuật
- Trực tiếp giám sát nhà thầu thi công đảm bảo kỹ thuật và an toàn
- Xây dựng quy trình tác nghiệp nhằm kiểm soát hoạt động kỹ thuật
4. Sơ đồ tổ chức ban quản lý tòa nhà
Ban quản lý tòa nhà thường được tổ chức với các vị trí như sau:
- Trưởng Ban quản lý: Là đội ngũ một hoặc nhiều người có quyền hạn và chịu trách nhiệm cao nhất trong Ban quản lý tòa nhà.
- Phó ban (hoặc trợ lý): Là người dưới quyền Trưởng Ban quản lý, chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động trong tòa nhà. Vị trí này đóng vai trò tham mưu lên cấp trên về phương thức quản lý tối ưu, tiếp nhận cũng như đưa ra hướng xử lý vấn đề từ các bộ phận đưa lên.
- Dưới trưởng ban và phó ban quản lý tòa nhà là các bộ phận chuyên môn bao gồm:
- Bộ phận kỹ thuật
- Bộ phận hành chính, lễ tân
- Bộ phận kế toán
- Bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng
- Các nhà thầu chuyên cung cấp dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan, xử lý côn trùng, thu gom rác…
5. Sự khác biệt giữa các hình thức ban quản lý tòa nhà
Cách vận hành của các hình thức ban quản lý tòa nhà có sự khác biệt rõ rệt:
| Tiêu chí so sánh | Ban quản lý tòa nhà văn phòng | Ban quản lý tòa nhà chung cư |
| Mục tiêu vận hành | Đảm bảo hiệu quả khai thác, vận hành ổn định, tối đa hóa giá trị cho chủ đầu tư và sự hài lòng cho khách thuê doanh nghiệp. | Đảm bảo lợi ích cộng đồng cư dân, duy trì cơ sở hạ tầng và chất lượng sống. |
| Đặc điểm |
|
|
| Quy mô | Bao gồm nhiều hạng mục kỹ thuật, hệ thống điều hòa trung tâm, thang máy tốc độ cao, bãi xe, khu dịch vụ đi kèm (như trung tâm hội nghị, phòng họp, nhà hàng…). | Tùy thuộc vào số lượng căn hộ, gồm các khu căn hộ, khu tiện ích chung (hồ bơi, sân vườn, khu sinh hoạt cộng đồng, hầm gửi xe, hệ thống PCCC,…). |
| Mối quan hệ làm việc | Chủ yếu với chủ đầu tư, khách thuê văn phòng, đối tác dịch vụ. | Chủ yếu với Ban quản trị, cư dân, đơn vị cung cấp dịch vụ dân sinh. |
6. Mô hình ban quản lý tòa nhà
6.1. Mô hình do chủ đầu tư tự thành lập
Với mô hình này, chủ đầu tư tự thành lập ban quản lý và trực tiếp điều hành tòa nhà trước khi bàn giao căn hộ hoặc mặt bằng cho khách hàng.
Thành phần tham gia vào mô hình này là chủ đầu tư. Đó là đơn vị hiểu rõ về tòa nhà nhất và có quan hệ mật thiết với cư dân, khách hàng ngay từ khi làm hợp đồng mua bán căn hộ hoặc thuê mặt bằng.
Ưu điểm của mô hình này là sẽ dễ được cư dân tán thành từ ban đầu, do chủ đầu tư hứa hẹn nhiều quyền lợi hấp dẫn. Song, về lâu dài, giữa chủ đầu tư và cư dân có thể xuất hiện mâu thuẫn về lợi ích khó giải quyết.
6.2. Thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp
Với mô hình này, Ban quản trị tòa nhà sẽ thống nhất thuê một đơn vị thứ ba thực hiện quản lý tòa nhà. Dựa vào nhu cầu, dịch vụ và nghiệp vụ thực tế của tòa nhà, ban quản lý sẽ quyết định lựa chọn đơn vị đáp ứng được những yêu cầu trên.
Đơn vị được lựa chọn phải có giấy phép vận hành quản lý tòa nhà. Họ có nghĩa vụ phục vụ cộng đồng cư dân và đảm bảo không xảy ra xung đột về lợi ích với cộng đồng cư dân tại tòa nhà, chung cư đó.
7. Hỏi – đáp về ban quản lý tòa nhà
7.1. Ban quản trị tòa nhà là gì có giống ban quản lý tòa nhà không?
Ban quản lý tòa nhà khác với Ban quản trị tòa nhà. Ban quản trị tòa nhà là đơn vị đại diện cho chủ sở hữu/chủ đầu tư đảm nhiệm các nghĩa vụ quản lý, sử dụng tòa nhà tuân theo quy định pháp luật.
Ban quản trị do dân bầu ra, có quyết định của UBND quận. Còn Ban quản lý là doanh nghiệp làm dịch vụ do Ban quản trị đi thuê.
7.2. Mô hình quản lý tòa nhà nào hiệu quả nhất?
Việc quản lý vận hành tòa nhà nên do đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành thực hiện. Theo đó, sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp được xem là hình thức phổ biến, hiệu quả hiện nay.
8. PSA – đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà tận tay – tận tâm
Hiện nay, PSA là đơn vị cung cấp giải pháp quản lý, vận hành tòa nhà uy tín hàng đầu Việt Nam với trên 13 năm kinh nghiệm. Hệ thống khách hàng của PSA thuộc khối Ngân hàng, khối Tập đoàn Nhà nước, khối giáo dục, khối doanh nghiệp,…
Với phương châm “Tận tay, Tận tâm”, PSA cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà tổng thể, đạt chất lượng hạng A. Giá dịch vụ của đơn vị luôn minh bạch, hợp lý, tương xứng với chất lượng.
PSA sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc, thành thạo nghiệp vụ. Không chỉ biết cách khai thác, vận hành hệ thống kỹ thuật một cách an toàn, nhân viên của PSA còn luôn cải tiến, ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả dịch vụ.
Nếu bạn đang cân nhắc sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp và còn thắc mắc về vấn đề liên quan đến ban quản lý tòa nhà, đừng ngần ngại liên hệ với PSA để được tư vấn chi tiết!
PSA – Tận tay, Tận tâm
-
- Fanpage: https://www.facebook.com/QuanLyToaNhaPSA
- Zalo: https://zalo.me/2568370176442002461
- Website: Psa.vn
- Hotline: 0911 033 777
- Hệ thống các chi nhánh:
- Trụ sở chính: Tầng 15 Toà nhà VPI, số 167 phố Trung Kính, Phường Yên Hoà, TP Hà Nội.
- Chi nhánh phía Nam: Tầng 3, số 46 Trương Định, Phường Xuân Hòa, TP Hồ Chí Minh.
- Chi nhánh miền Trung: TDP Vạn Xuân Thành, Phường Đào Duy Từ, Tỉnh Thanh Hóa.
- Văn phòng đại diện Khu vực Đông Bắc Bộ: Phường Thủy Nguyên, TP Hải Phòng.
- Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: Số 74 Quang Trung, Phường Hải Châu, TP Đà Nẵng.
- Văn phòng đại diện Khu vực Tây Nam Bộ: Số 63 Phan Đình Phùng, Phường Ninh Kiều, TP Cần Thơ.
