Xây dựng hình ảnh văn phòng hiện đại – dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng

Thị trường bất động sản với phân khúc tòa nhà văn phòng cho thuê đang là một thị trường lớn và sinh lời rất hiệu quả. Việc xây dựng hình ảnh văn phòng hiện đại với một bộ phận nhân sự đảm nhận việc quản lý tòa nhà văn phòng là rất cần thiết để tạo nên giá trị cho từng dự án. Tuy nhiên, không phải dự án nào cũng có thể xây dựng được đội ngũ nhân sự chuyên sâu trong lĩnh vực này.

Quản lý tòa nhà văn phòng là gì và tầm quan trọng của nó

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng được hiểu là các hoạt động liên quan đến tòa nhà bao gồm: Vận hành toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà, quản lý chăm sóc khách hàng và đối tác, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa các sự cố của hệ thống kỹ thuật tòa nhà, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo đảm an ninh trật tự… giúp cho mọi hoạt động của tòa nhà văn phòng diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, an toàn và chuyên nghiệp nhất. Giúp khách hàng khai thác và sử dụng tối đa các lợi ích văn phòng họ đã thuê.

Tầm quan trọng của việc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

Việc quản lý tòa nhà văn phòng là yếu tố quan trọng quyết định giá trị của cả một dự án. Bởi giá trị sản phẩm luôn tỷ lệ thuận với chất lượng dịch vụ mà nó mang lại. Chỉ khi chất lượng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng tốt, chuyên nghiệp, được khách hàng hài lòng và đánh giá tốt thì chính khi đó, dự án tòa nhà văn phòng đó mới có giá trị thực sự khiến khách hàng tin tưởng lựa chọn.

Dịch vụ quản lý kỹ thuật tòa nhà văn phòng đã có trên thế giới từ rất lâu, tại Việt Nam dịch vụ này mới xuất hiện từ khoảng 10 năm trở lại đây. Tuy nhiên, thực trạng của ngành dịch vụ này ở nước ta còn bộc lộ nhiều yếu kém, hạn chế. Nguyên nhân xuất phát từ chính năng lực yếu kém của những đơn vị, tổ chức hay chính các chủ đầu tư các dự án. Bởi họ chưa thực sự xây dựng được đội ngũ nhân sự có chuyên môn, bài bản và chưa có sự chuyên nghiệp cao. Trong khi đó, trên thực tế, việc quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng sẽ là yếu tố quan trọng quyết định tới giá trị của từng dự án và đặc biệt là tới lợi nhuận mà dịch vụ cho thuê văn phòng mang lại.

Thế nào là xây dựng hình ảnh tòa nhà văn phòng hiện đại?

PSA đang quản lý vận hành tòa nhà ngân hàng PVcomBank

Văn phòng được coi là bộ mặt của doanh nghiệp. Chính vì vậy, các công ty doanh nghiệp ngày càng có “ý thức” hơn trong hoạt thiết kế và xây dựng văn phòng theo phong cách đặc thù công việc của họ. Việc xây dựng một văn phòng hiện đại sẽ tạo nên sự hứng thú cho khách hàng đối với doanh nghiệp.

Hình ảnh văn phòng hiện đại cần đáp ứng đủ tối thiểu những yếu tố sau:

●           Công năng sử dụng

Khi thiết kế văn phòng, điều đầu tiên mà các nhà thiết kế lưu ý đó là công năng sử dụng của văn phòng. Công năng sử dụng của văn phòng phải đáp ứng được tất cả nhu cầu sử dụng của nhân viên của các bộ phận. Ví dụ như xây dựng thiết kế vị trí các phòng ban, máy móc thiết bị, nội thất… hỗ trợ hiệu quả quá trình làm việc của nhân viên trong công ty.

●           Tính thẩm mỹ

Tính thẩm mỹ góp phần tạo cảm hứng tích cực cho nhân viên làm việc, cũng như có thể để lại ấn tượng sâu sắc trước khách hàng trong lần ghé thăm đầu tiên. Tính thẩm mỹ của văn phòng được thể hiện trong hoạt động trang trí văn phòng, cách bài trí máy móc thiết bị khoa học, thuận tiện, kết hợp với màu sắc từ đó tạo nên phong cách riêng cho doanh nghiệp.

●           Hình ảnh thương hiệu

Văn phòng hiện đại không chỉ là nơi làm việc hay để lại ấn tượng trong tâm trí của khách hàng mà còn góp phần để lại hình ảnh đẹp trong mắt công chúng. Đặc biệt trong xã hội hiện đại, mọi người rất đề cao những thiết kế mới mẻ, chính vì thế việc thiết kế văn phòng hiện đại sẽ góp phần làm nên hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp, từ đó dễ dàng khẳng định được vị thế của doanh nghiệp với đối tác cũng như nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành.

Xây dựng hình ảnh văn phòng hiện đại với dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng

Hàng năm ở Việt Nam có hàng trăm tòa nhà được xây mới, trong đó bất động sản cho thuê làm văn phòng chiếm tỷ lệ rất lớn. Điều này dẫn đến nhu cầu về việc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng ngày một lớn hơn. Chính vì thế,  sự ra đời của các công ty quản lý tòa nhà văn phòng là một nhu cầu tất yếu. Việc quản lý vận hành tòa nhà đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như kiến thức chuyên môn sâu về đa dạng các lĩnh vực khác nhau như: kỹ thuật điện nước, kỹ thuật chuyên môn về PCCC, quy định về hợp đồng cho thuê, quy định về pháp lý… và nhiều vấn đề phát sinh khác khi vận hành tòa nhà văn phòng.

Do tính phức tạp của công việc này mà nhiều chủ đầu tư đã lựa chọn giải pháp thuê đơn vị thứ 3 là các công ty quản lý bất động sản chuyên nghiệp – công ty quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng chuyên kinh doanh về lĩnh vực quản lý tòa nhà. Bởi họ hiểu rằng, chất lượng quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng ảnh hưởng rất lớn tới giá trị cho thuê văn phòng và số lượng khách hàng hợp tác. Và việc quản lý, vận hành tòa nhà văn phòng có thể hoạt động trơn tru thì cần có 1 hệ thống bộ máy nhân sự và trang thiết bị chuyên nghiệp toàn diện như: Vận hành và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, chăm sóc khách hàng, dịch vụ công cộng, dịch vụ an ninh….

Các công ty quản lý tòa nhà văn phòng sẽ là đơn vị thay mặt chủ đầu tư vận hành tòa nhà hoạt động một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Từ việc xây dựng hình ảnh văn phòng với thiết kế thống nhất, sang trọng cho tới việc cung cấp một hệ thống các dịch vụ đi kèm chất lượng cao tương xứng với giá trị mà khách hàng bỏ ra thuê mặt bằng kinh doanh.

Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng là nhân tố giúp chủ đầu tư tiết kiệm nhiều chi phí trong việc vận hành và kinh doanh tòa nhà của mình. Bên cạnh đó còn là cầu nói quan trọng giúp khách hàng và chủ đầu tư có mối quan hệ tốt đẹp.

Qua những chia sẻ trên, PSA hy vọng sẽ mang lại những thông tin hữu ích, giúp các chủ đầu tư, doanh nghiệp bất động sản tòa nhà văn phòng cho thuê có được sự lựa chọn thông minh và chính xác đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng để mang lại những giá trị cao nhất cho doanh nghiệp và khách hàng của mình.

Công việc quản lý văn phòng bao gồm những gì?

Nhân viên của PSA đang vệ sinh kính của tòa nhà

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là sự kết hợp hài hòa giữa quy trình quản lý dịch vụ và kỹ thuật vận hành cao ốc giúp cho các chủ đầu tư yên tâm tiêu dùng hiệu quả các nguồn lực của mình, cũng như đem lại sự ưng ý nhất cho khách hàng. Công việc quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng bao gồm:

Quản lý tài chính

Ở mỗi tòa nhà văn phòng, ngoài các khoản cố định như: tiền thuê mặt bằng, khách hàng còn phải trả chi trả thêm thêm các khoản phí dịch vụ như: phí vệ sinh, phí vận hành, sửa chữa bảo dưỡng, chi phí dành cho dịch vụ an ninh… (hoặc các khoản phí này đã bao gồm trong giá thuê mặt bằng). Quản lý tài chính sẽ thực hiện quản lý kê khai rạch ròi các khoản chi phí đã được chi ra, thông thường các chi phí sẽ được kê khai hàng tháng đối với khách hàng và chủ đầu tư.

Quản lý nhân sự

Đối với vấn đề nhân sự của tòa nhà, ban quản lý tòa nhà cần tiến hành tuyển dụng, phân bổ nguồn nhân sự đối với từng hoạt động với chế độ lương thưởng và phạt dành cho nhân viên hợp lý nhất. Bên cạnh đó, ban quản lý còn cần kiểm tra giám sát mọi hoạt động của nhân viên để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng yêu cầu công việc và hoàn thành công việc tốt nhất.

Quản lý khách hàng

Hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng còn bao gồm hoạt động quản lý khách hàng. Khách hàng bao gồm tất cả những người làm việc trong tòa nhà, người thuê văn phòng. Đơn vị quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng phải đưa ra những chính sách dịch vụ dành cho khách hàng, mang lại sự hài lòng nhất cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ. Điều quan trọng trong hoạt động quản lý khách hàng là vấn đề giải quyết khiếu nại của khách hàng khi gặp bất cứ sự không hài lòng nào khi sử dụng dịch vụ của tòa nhà. Nếu công việc quản lý khách hàng tốt, sẽ giúp giữ chân khách hàng, mang lại lợi ích tối đa cho chủ đầu tư.

Quản lý, vận hành, bảo trì hệ thống kỹ thuật

Vấn đề quản lý, vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật bao gồm quản lý: hệ thống nước, hệ thống điện, hệ thống PCCC,… rất quan trọng nên yêu cầu nhân sự phải có kiến thức, kỹ năng và hiểu biết sâu về các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà.  Đặc biệt đối với những tòa nhà hiện đại thì việc áp dụng nhiều sản phẩm hiện đại càng ngày phổ biến, chính vì thế ban quản lý tòa nhà không chỉ phải theo dõi khắt khe mà còn phải sẵn sàng có máy móc thiết bị hiện đại giúp sửa chữa kịp thời khi xảy ra bất cứ vấn đề gì trong vận hành.

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

Quy trình quản lý tòa nhà là các bước tiêu chuẩn trong từng thời đoạn, giúp tương trợ những nhà quản lý trong việc kiểm tra, quản lý tổng quát hầu hết mọi di chuyển trong tòa nhà, song song giúp nhân viên làm việc trong từng quy trình hiểu rõ những nhiệm vụ bản thân cần phải hoàn thành.

Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng được cung cấp bởi Công ty PSA luôn được đánh giá cao và được đảm bảo về tối đa về chất lượng thực hiện. Do đó, nếu có nhu cầu cần sử dụng dịch vụ, bạn hãy liên hệ ngay với công ty để được tư vấn cụ thể nhé!

Hotline: 0911 033 777

Xem thêm : Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, chung cư