Mô hình quản lý tòa nhà | Ưu và nhược điểm của từng mô hình

Hiện nay, có 2 mô hình quản lý tòa nhà thường gặp. Mô hình thứ nhất do chủ đầu tư tự thành lập. Mô hình thứ hai là thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Mỗi mô hình có điểm mạnh, điểm yếu riêng. Dù xây dựng theo mô hình nào, sự tinh gọn, phù hợp vẫn là tiêu chí quan trọng cần hướng đến.

1. Hai mô hình quản lý tòa nhà phổ biến hiện nay

Quản lý tòa nhà là tất cả các hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất. Để làm được điều này, việc xây dựng một ban quản lý tòa nhà chất lượng là yếu tố quan trọng. Và để ban quản lý tòa nhà hoạt động trơn tru thì cần có một mô hình phù hợp.

1.1. Mô hình do chủ đầu tư tự thành lập

Là đơn vị hiểu rõ về tòa nhà hơn cả, chủ đầu tư sẽ tự thành lập một ban quản lý và điều hành trực tiếp tòa nhà trước khi bàn giao mặt bằng hay căn hộ cho khách thuê. Chủ đầu tư có mối quan hệ chặt chẽ với cộng đồng dân cư và khách hàng ngay từ đầu.

Cư dân ban đầu sẽ tán thành mô hình quản lý này do chủ đầu tư luôn hứa hẹn những quyền lợi hấp dẫn. Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình này là những mâu thuẫn về lợi ích giữa chủ đầu tư và cư dân sẽ dần xuất hiện theo thời gian, ví dụ như việc tranh chấp trong quản lý quỹ bảo trì chung cư đối với các tòa nhà chung cư.

1.2. Thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp

Một mô hình khác để quản lý tòa nhà là Chủ đầu tư hoặc Ban quản trị tòa nhà thuê một đơn vị quản lý và vận hành tòa nhà chuyên nghiệp. Ban quản trị tòa nhà sẽ dựa vào những nhu cầu, dịch vụ và nghiệp vụ của tòa nhà để lựa chọn một đơn vị uy tín, đáp ứng được yêu cầu của mình.

Đơn vị được lựa chọn phải có giấy phép vận hành, quản lý tòa nhà và có nghĩa vụ phụng sự cộng đồng cư dân, đảm bảo minh bạch rõ ràng. Hiện nay, đây là mô hình được áp dụng nhiều tại Việt Nam, được các đơn vị chủ đầu tư và ban quản trị tòa nhà lựa chọn.

Trong 2 mô hình trên, không có mô hình nào tối ưu hoàn toàn. Mỗi mô hình có điểm mạnh và yếu của riêng nó. Để hình dung rõ hơn, bạn có thể theo dõi bảng so sánh dưới đây:

2. Ba lưu ý để xây dựng mô hình hiệu quả

Trước tiên, để xây dựng một mô hình quản lý tòa nhà hiệu quả, bộ phận quản lý phải nắm rõ, thực hiện đúng và đủ chức năng quản lý tòa nhà, đồng thời, mỗi phòng ban phải nghiêm túc thực hiện chức năng tương ứng của mình:

• Bộ phận quản lý phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ liên quan đến tổ chức, quản lý, thực hiện đúng, đầy đủ và toàn diện các chức năng của mình.
• Từng phòng ban, từng vị trí phải nghiêm túc thực hiện công việc của mình và chịu trách nhiệm cho phần việc đó.
• Ban quản lý tòa nhà phải phân công rõ ràng và cụ thể nhiệm vụ của các phòng ban và nhân sự, đảm bảo tối ưu hiệu suất quản lý vận hành.
• Nhân sự cần kiểm soát cụ thể công việc, báo cáo chi tiết và chính xác, tránh trình duyệt lên nhiều bộ phận và trải qua thủ tục rườm rà.

Thứ hai, mỗi loại hình tòa nhà sẽ có đặc trưng và tính chất khác nhau. Vì vậy, chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý vận hành cần dựa theo đặc điểm của tòa nhà để xác định mô hình quản lý tương thích với quy mô, đặc điểm của tòa nhà đó.

• Chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý vận hành tòa nhà cần xây dựng một mô hình quản lý phù hợp với quy mô và công năng, đặc điểm kỹ thuật riêng của từng tòa nhà.
• Ví dụ, các tòa nhà lớn, cao cấp và hiện đại cần đến một bộ máy quản lý được phân chia và tổ chức các bộ phận chức năng chuyên môn hóa sâu hơn, nhiều phòng ban hơn các tòa nhà nhỏ.

Thứ ba, mô hình quản lý toà nhà phải tinh gọn, không nên quá cồng kềnh:

• Mô hình quản lý vận hành tòa nhà cồng kềnh, thừa thãi nhân sự chỉ khiến khâu vận hành rối thêm, gia tăng chi phí quản lý vận hành mà không thực sự đạt được hiệu quả quản lý như mong muốn.
• Bộ máy quản lý phải tinh giản nhưng hiệu quả, đảm bảo chức năng ít nhưng vẫn hoàn thành được đầy đủ các chức năng quản lý. Những quyết định phải được chuẩn bị chu đáo, có cơ sở khoa học nhưng vẫn sát với thực tiễn. Mọi bộ phận, mọi nhân sự chấp hành những quyết định đó với tinh thần kỷ luật nghiêm khắc và ý thức tự giác cao.

3. Thuê dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp – mô hình quản lý hiệu quả

Quản lý vận hành tòa nhà nên do đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành thực hiện. Theo đó, hình thức quản lý được ưa chuộng và đạt hiệu quả cao hiện nay là thuê dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp.

Về mặt thời gian, chủ đầu tư và ban quản trị tòa nhà sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian vì không phải trực tiếp thực hiện các công tác quản lý, vận hành tòa nhà. Hiệu quả của các đầu việc cũng cao do đơn vị vận hành, quản lý tòa nhà là bên đã có kinh nghiệm, chuyên môn cao trong công việc. Chi phí được thống nhất giữa hai bên, có sự minh bạch rõ ràng.

Nếu thuê đơn vị quản lý tòa nhà, chủ đầu tư hoặc ban quản trị tòa nhà nên bám theo những tiêu chí sau để chọn được đơn vị chất lượng:

• Kinh nghiệm: Nên có trên 10 năm kinh nghiệm
• Uy tín: Nên từng thực hiện quản lý tòa nhà cho nhiều đối tác lớn
• Có đội ngũ nhân sự giàu chuyên môn, kinh nghiệm
• Có trang thiết bị hiện đại
• Có ứng dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý
• Luôn rõ ràng về chi phí và quy trình
• Chất lượng dịch vụ đảm bảo, xử lý nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng.

4. PSA – đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chất lượng hạng A

PSA là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà với hơn 18 năm hoạt động trong lĩnh vực này. Khách hàng khi tìm đến với PSA hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ bảo trì tòa nhà.

PSA sở hữu đội ngũ nhân viên kỹ thuật có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, mỗi nhân sự đều tận tâm, nghiêm túc với từng nhiệm vụ. Nhân viên luôn đặt nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu, phục vụ khách hàng nhiệt tình với tinh thần vô cùng chuyên nghiệp và trung thực.

Dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà của PSA được nhiều khách hàng tin tưởng vì chất lượng dịch vụ, hiệu quả công việc và uy tín trong nghề. PSA cung cấp giải pháp tổng thể, giúp cho khách hàng yên tâm về mọi mặt, tiết kiệm được thời gian và chi phí.

Không chỉ vậy, PSA luôn thông báo rõ ràng, minh bạch chi phí với khách hàng, cam kết đưa ra mức giá hợp lý và cạnh tranh, tương xứng với chất lượng. Nhân viên của PSA xử lý vấn đề về chi phí chuyên nghiệp và hạn chế hết mức những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện. Nếu có phát sinh, khách hàng sẽ được thông báo ngay để thảo luận phương án xử lý.

Giữa 2 mô hình quản lý toà nhà, dễ thấy việc thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp là một giải pháp đem đến nhiều lợi ích về thời gian, công sức và hiệu quả cho hoạt động quản lý, vận hành tòa nhà. Nếu có nhu cầu thuê dịch vụ trên, bạn có thể liên hệ ngay với PSA để được tư vấn tận tình.

PSA – Tận tay, Tận tâm

• Fanpage: https://www.facebook.com/QuanLyToaNhaPSA
• Zalo: https://zalo.me/2568370176442002461
• Website: Psa.vn
• Hotline: 0911 033 777
• Hệ thống các chi nhánh:
  • Trụ sở chính: Tầng 15, Tòa nhà VPI, số 167 Trung Kính, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
  • Chi nhánh phía Nam: Tầng 3, số 46 Trương Định, phường Võ Thị Sáu, quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Chi nhánh Nghi Sơn: Vạn Xuân Thành, phường Xuân Lâm, thị xã Nghi Sơn, tỉnh Thanh Hóa.
  • Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: Số 74 đường Quang Trung, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.