Mục lục
Tòa nhà chung cư đang là một trong những mô hình bất động sản được nhiều chủ đầu tư quan tâm và kinh doanh khai thác. Tuy vậy, việc quản lý chung cư chưa bao giờ là một điều dễ dàng. Hãy cùng PSA tìm hiểu về khái niệm cũng như những thông tin quan trọng về công tác này trong bài viết ngay sau đây.
1. Quản lý chung cư là gì?
Chung cư là các tòa nhà sở hữu nhiều căn hộ và hệ thống công trình công cộng được sử dụng bởi khối lượng cư dân lớn. Để đảm bảo chất lượng sống của cư dân trong tòa nhà cũng như nâng cao hiệu quả khai thác mô hình bất động sản này, chủ đầu tư/ ban quản lý tòa nhà cần xây dựng và triển khai các hoạt động:
- Quản lý – bảo trì hệ thống kỹ thuật – cơ sở – vật chất.
- Chăm sóc và quản lý khách hàng.
- Quản lý kiểm soát an ninh an toàn.
- Quản lý vệ sinh – cảnh quan – môi trường.
- Quản lý hoạt động tài chính.
- Quản lý nhân viên.
Tập hợp các hoạt động này được gọi chung là quản lý chung cư.
Như vậy, quản lý chung cư là các hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động ở chung cư diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất.
Quản lý chung cư không những đảm bảo cho các tiện ích, cơ sở hạ tầng chung cư luôn trong trạng thái hoạt động tốt, các dịch vụ được tối ưu hóa, tạo nên môi trường sống lý tưởng, bền vững, hợp lý trong khoảng ngân sách có hạn mà còn góp phần làm gia tăng giá trị của tòa nhà chung cư cho các cư dân đang sinh sống.
2. Ban quản lý chung cư là gì? Có thể là ai?
Ban quản lý chung cư là đội ngũ điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của một chung cư.
Theo Khoản 1, Điều 27 của Thông tư 08 về quản lý nhà chung cư thì:
“Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể là chủ đầu tư hoặc đơn vị khác có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 2 Điều 105 của Luật Nhà ở.”
Các hoạt động của ban quản lý chung cư được xét duyệt bởi Cục Quản lý nhà và Thị trường Bất động sản. Tuy nhiên, Cục Quản lý nhà và Thị trường Bất động sản chỉ xét duyệt các đơn vị đủ điều kiện về chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư. Vì vậy, khi thuê ban quản lý chung cư, ban quan trị cần tìm các đơn vị quản lý vận hành uy tín để đảm bảo hoạt động ở chung cư diễn ra trơn tru và hiệu quả.
3. Quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm những công việc gì?
Theo Khoản 1, Điều 10 của Thông tư 08 về quản lý nhà chung cư thì Hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây:
“a) Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư;
b) Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt động bình thường;
c) Các công việc khác có liên quan”
Cụ thể các hoạt động quản lý vận hành chung cư có thể chia thành 6 hoạt động chính:
3.1. Quản lý và bảo trì hệ thống kỹ thuật
Để đảm bảo chất lượng cuộc sống và sinh hoạt của cư dân, hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật của tòa nhà phải luôn được duy trì ở trạng thái tốt nhất. Vì vậy, việc quản lý kỹ thuật và bảo trì hệ thống này đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý và vận hành chung cư. Hệ thống này cần phải được:
- Tổ chức khảo sát, đánh giá thực trạng và đưa ra quy trình, tiêu chí vận hành phù hợp
- Thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra, bảo trì – bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hệ thống thang máy, hệ thống thông gió, hệ thống điện – nước, trang thiết bị PCCC… luôn hoạt động ổn định
- Khi xảy ra sự cố cần được kịp thời phát hiện và đưa ra phương án xử lý phù hợp.
3.2. Chăm sóc và quản lý khách hàng
Mỗi cư dân trong tòa nhà đều là người trực tiếp mang đến doanh thu, lợi nhuận cho chủ đầu tư. Chính vì vậy, việc chăm sóc quản lý khách hàng là việc tối quan trọng. Đơn vị quản lý tòa nhà cần:
- Xây dựng các chính sách, dịch vụ chăm sóc khách hàng nhằm đảm bảo cuộc sống của khách hàng luôn diễn ra một cách thoải mái và tiện nghi nhất.
- Kịp thời tháo gỡ các thắc mắc, nhanh chóng giải quyết khiếu nại cho khách hàng. Hạn chế tối đa những ảnh hưởng, tác động xấu tới cuộc sống của cư dân.
- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin liên quan đến khách hàng (nghề nghiệp, quê quán, số lượng người sinh sống tại mỗi căn hộ…) để dễ dàng kiểm soát và xử lý trong các trường hợp phát sinh liên quan.
3.3. Quản lý, kiểm soát an ninh
An ninh an toàn luôn là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu trong việc quản lý chung cư. Để làm được điều này, chủ đầu tư/ ban quản lý tòa nhà cần:
- Khảo sát thực địa, đánh giá mức độ an ninh tòa nhà. Từ đó đưa ra các phương án kiểm soát an ninh, an toàn của tòa nhà một cách phù hợp và tối ưu.
- Lắp đặt hệ thống camera giám sát và bố trí nhân sự trực tại các khu vực chung (thang máy, bãi xe, cầu thang bộ…). Qua đó, theo dõi hoạt động ra vào, tránh sự xâm nhập trái phép của người lạ, gây thiệt hại cho cư dân.
- Tổ chức hoạt động tuần tra, kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố về an ninh và các tình trạng khẩn cấp, đảm bảo an toàn cho cư dân
- Thường xuyên tổ chức diễn tập phòng chống thiên tai cháy nổ để nâng cao kỹ năng sống cho cư dân.
Tham khảo thêm: Dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp từ PSA
3.4. Quản lý vệ sinh tòa nhà chung cư
Một tòa chung cư xanh – sạch – đẹp sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng cuộc sống cũng như nhận được đánh giá cao từ phía cư dân. Vì thế, chủ đầu tư/ ban quản lý chung cư cần:
- Tổ chức, tiến hành hoạt động dọn dẹp vệ sinh các khu vực công cộng như hành lang, cầu thang bộ, thang máy, tiền sảnh… hàng ngày
- Tổ chức xử lý ẩm mốc, diệt côn trùng định kỳ, đảm bảo sức khỏe chung cho cộng đồng cư dân
- Chăm sóc, cắt tỉa định kỳ cây cối, cảnh quan trong tòa nhà, đảm bảo môi trường xanh sạch đẹp
- Xây dựng rõ ràng quy định, quy chế yêu cầu cư dân có ý thức giữ gìn vệ sinh chung trong tòa nhà.
3.5. Quản lý hoạt động tài chính
Quản lý hoạt động tài chính là hoạt động nòng cốt, giúp chủ đầu tư/ ban quản lý kiểm soát dòng tiền trong quá trình vận hành tòa nhà. Điều này được thực hiện thông qua các hoạt động:
- Thống kê, thông báo và thực hiện thu các chi phí sinh hoạt như điện, nước, phí vệ sinh, phí gửi xe, internet…. từ cư dân.
- Quản lý các khoản thu – chi khi phát sinh các vấn đề sửa chữa, bảo hành – bảo trì…
- Quản lý lương thưởng chi trả cho các cán bộ trong ban quản lý tòa nhà, cũng như đội ngũ nhân viên trực thuộc.
- Tổ chức thống kê và báo cáo tài chính định kỳ một cách rõ ràng, minh bạch
3.6. Quản lý nhân viên
Hoạt động quản lý nhân viên bao gồm những công việc như: tuyển dụng; phân bổ nguồn nhân lực cho từng loại hoạt động; hoạch định kế hoạch, công việc cho mỗi bộ phận trong tòa nhà; kiểm tra đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên; đề ra những quy định thưởng phạt hợp lý, khuyến khích nhân viên cống hiến hết mình cho công việc…
Việc chú trọng vào hoạt động quản lý nhân viên sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của tòa nhà chung cư. Giúp toà nhà và ban quản lý hoạt động hiệu quả, trơn tru và bền vững hơn.
Tham khảo: Những quy trình quản lý tòa nhà chung cư mà chủ tòa nhà cần phải biết
4. Quy định về phí quản lý chung cư
Theo Khoản 1, Điều 31 của Thông tư 08 về quản lý nhà chung cư thì:
“Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng hàng tháng hoặc theo định kỳ (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ, diện tích khác trong nhà chung cư mà chưa sử dụng) để đơn vị quản lý vận hành thực hiện các công việc quy định tại Khoản 1 Điều 10 của Quy chế này.”
Các công việc quy định tại Khoản 1 Điều 10 của quy chế chính là các công việc quản lý vận hành nhà chung cư mà chúng tôi đã đề cập phía trên.
Lưu ý rằng, Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư khác với Giá dịch vụ quản lý chung cư. Theo Khoản 1, Điều 30 của Thông tư 08 về quản lý nhà chung cư thì:
“Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được xác định theo quy định tại Điều 106 của Luật Nhà ở, được căn cứ vào từng nhà chung cư và trên cơ sở thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành. Trường hợp nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng nhưng chưa tổ chức được hội nghị nhà chung cư lần đầu thì giá dịch vụ quản lý vận hành do chủ đầu tư quyết định và được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ; sau khi tổ chức được hội nghị nhà chung cư thì giá dịch vụ do hội nghị nhà chung cư quyết định trên cơ sở thống nhất với đơn vị quản lý vận hành.”
Để biết thêm chi tiết, bạn đọc có thể tham khảo thêm Phí quản lý căn hộ chung cư bao gồm những gì?
5. Hai mô hình quản lý nhà chung cư phổ biến nhất hiện nay
Một mô hình quản lý nhà chung cư phù hợp sẽ mang đến nhiều lợi ích và đem lại hiệu quả quản lý dành cho chủ đầu tư bất động sản. Cdt cần căn cứ vào tình hình thực tế của chung cư và khả năng của mình để lựa chọn mô hình quản lý chung cư phù hợp.
5.1. Mô hình quản lý nhà chung cư do chủ đầu tư thành lập và quản lý
Đây là mô hình thường được các chủ đầu tư ứng dụng cho các tòa nhà chung cư quy mô nhỏ hoặc khi các chủ đầu tư đã có sẵn kinh nghiệm và kiến thức quản lý.
Khi đó, chủ đầu tư sẽ tự thành lập ban quản lý và trực tiếp điều hành hoạt động của tòa nhà chung cư.
Mô hình này khi mới đưa vào hoạt động thường sẽ nhận được sự tán thành của cư dân. Bởi điều chủ đầu tư là người trực tiếp ký kết hợp đồng với cư dân đồng thời cũng là người nắm bắt và hiểu rõ về tòa nhà nhất. Bên cạnh đó, hình thức “cây nhà lá vườn” này cũng giúp chủ đầu tư và cư dân tiết kiệm một khoản chi phí quản lý vận hành không nhỏ khi không phải thuê ngoài.
Tuy vậy, hình thức này cũng tồn tại những bất cập nhất định. Đặc biệt là trong trường hợp chủ đầu tư/ ban quản lý tòa nhà thiếu kinh nghiệm quản lý và vận hành hoặc không có đủ nhân sự để xử lý các đầu việc, dẫn đến quá tải.
Bên cạnh đó, khi xảy ra các xung đột lợi ích giữa cư dân và chủ đầu tư sẽ rất khó giải quyết. Hệ quả xấu nhất là đời sống của cư dân cũng như csvc của tòa nhà xuống cấp, cư dân mất lòng tin ở chủ đầu tư. Khi đó không chỉ lợi nhuận kinh doanh mà uy tín và tên tuổi của chủ đầu tư cũng bị ảnh hưởng tiêu cực.
5.2. Mô hình quản lý nhà chung cư do đơn vị chuyên nghiệp điều hành
Đối với mô hình này, ban quản trị chung cư và chủ đầu tư sẽ thuê một đơn vị chuyên nghiệp để quản lý tòa nhà chung cư. Đơn vị này phải là đơn vị đạt đủ điều kiện và được cấp phép vận hành quản lý tòa nhà chung cư theo quy định hiện hành của pháp luật.
Khi hợp đồng được ký kết, đơn vị quản lý chung cư có nghĩa vụ thực hiện các công việc vận hành, phục vụ cư dân cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo lợi ích của cả 2 bên cư dân và chủ đầu tư.
Dù tốn thêm chi phí quản lý nhưng mô hình này đang rất được các chủ đầu tư và ban quản trị tòa nhà ưa chuộng bởi những ưu điểm vượt trội như:
- Giúp giảm thiểu khối lượng công việc phải xử lý cho chủ đầu tư/ ban quản trị tòa nhà. Đồng thời giúp 2 đơn vị này có thêm nhiều thời gian, công sức để tập trung nghiên cứu đưa ra định hướng chiến lược cho sự phát triển của tòa nhà.
- Đơn vị quản lý uy tín luôn có những quy trình làm việc chuyên nghiệp, hệ thống phần mềm và thiết bị hiện đại, nhân sự được đào tạo bài bản chuyên nghiệp. Từ đó giúp cho hoạt động vận hành tòa nhà diễn ra một cách nhất quán, hiệu quả, mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho cư dân.
- Đặc biệt với kinh nghiệm và chuyên môn của mình, các đơn vị này sẽ là cánh tay phải hỗ trợ đắc lực cho chủ đầu tư và ban quản trị tòa nhà trong việc đưa ra định hướng, nhất quán trong mọi khâu chi tiêu, tổ chức, tạo cuộc sống an toàn cho dân cư.
6. Tại sao cần thuê đơn vị chuyên nghiệp quản lý nhà chung cư?
Từ ưu nhược điểm của 2 mô hình trên, có thể thấy được mô hình thuê đơn vị chuyên nghiệp sẽ hiệu quả và tối ưu hơn. Mô hình này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả khai thác tòa nhà chung cư, đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho cư dân mà còn giúp chủ đầu tư, ban quản trị tòa nhà tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí trong quá trình quản lý. Không chỉ vậy, hình thức này còn hỗ trợ không nhỏ đến việc nâng cao tuổi thọ của tòa nhà, kéo dài thời gian khai thác cũng như khẳng định vị trí tên tuổi của chủ đầu tư trong thị trường bất động sản.
Tuy vậy, để đạt được điều này, điều kiện tiên quyết là chủ đầu tư và ban quản trị tòa nhà cần tìm được đơn vị quản lý chuyên nghiệp uy tín.
PSA tự hào là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực quản lý bất động sản nói chung và quản lý chung cư nói riêng. Được thành lập từ năm 2007 đến nay, PSA đã đồng hành cùng rất nhiều chủ đầu tư cũng như các dự án lớn và luôn được đánh giá cao bởi:
- Quy trình chuyên nghiệp: Quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng của PSA được xây dựng dựa theo tiêu chuẩn quốc tế và được điều chỉnh để phù hợp với từng mô hình chung cư khác nhau tại Việt Nam. PSA luôn ghi chép, thống kê và báo cáo kết quả hoạt động một cách rõ ràng, đầy đủ tới chủ đầu tư/ ban quản lý tòa nhà.
- PSA cung cấp giải pháp tổng thể trên mọi hoạt động quản lý khách hàng, vệ sinh, bảo vệ – an ninh, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý tài chính,… Với mỗi nhiệm vụ, chúng tôi luôn xây dựng quy trình và thực hiện 1 cách bài bản chuyên nghiệp. Từ đó, tối đa hóa hiệu quả hoạt động vận hành tòa nhà chung cư.
- Bên cạnh đó, PSA còn sở hữu đội ngũ nhân viên giàu chuyên môn thể hiện thông qua tác phong chuyên nghiệp, kỹ năng xử lý tình huống tốt, luôn tận tâm trong việc phục vụ, mang tới những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Qua đó, nâng cao uy tín của chủ đầu tư.
- Chi phí minh bạch, hợp lý: PSA cung cấp dịch vụ quản lý với chi phí hợp lý, minh bạch và rõ ràng. Đồng thời mọi chi phí trong quá trình vận hành đều được chúng tôi ghi chép và báo cáo lại một cách chi tiết tới chủ đầu tư thông qua các báo cáo tài chính.
- PSA ứng dụng phần mềm quản lý chung cư MyPSA với giao diện đơn giản, dễ sử dụng giúp quản lý chung cư thông minh với các tính năng nổi bật như xây dựng cộng đồng dân cư, có thể liên lạc, chat, nhắn tin cho nhau; hỗ trợ tính phí và thanh toán hóa đơn điện, nước, Internet,…; Dễ dàng đặt lịch các dịch vụ như dọn dẹp; đăng ký sử dụng bể bơi, sân vườn BBQ, phòng họp…
Khách hàng đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành bất động sản nói chung cũng như quản lý chung cư nói riêng vui lòng liên lạc với PSA theo những thông tin dưới đây. Đội ngũ nhân viên của PSA luôn sẵn sàng giải đáp và tư vấn cho bạn.
PSA – Tận tay, Tận tâm
- Fanpage: https://www.facebook.com/QuanLyToaNhaPSA
- Zalo: https://zalo.me/2568370176442002461
- Website: Psa.vn
- Hotline: 0911 033 777
- Hệ thống các chi nhánh:
- Trụ sở chính: Tầng 15, Tòa nhà VPI, số 167 Trung Kính, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
- Chi nhánh phía Nam: Tầng 3, số 46 Trương Định, phường Võ Thị Sáu, quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Chi nhánh Nghi Sơn: Vạn Xuân Thành, phường Xuân Lâm, thị xã Nghi Sơn, tỉnh Thanh Hóa.
- Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: Số 74 đường Quang Trung, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.
Quy trình quản lý chung cư tốt sẽ giúp quá trình vận hành tòa nhà diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Không chỉ vậy, hoạt động này còn giúp tiết kiệm chi phí vận hành một cách tối đa; tạo dựng sự chuyên nghiệp, nâng cao uy tín của chủ đầu tư trong lĩnh vực khai thác và kinh doanh bất động sản. Đồng thời, dịch vụ quản lý chung cư đóng vai trò là cầu nối quan trọng, liên kết giữa khách hàng và chủ đầu tư. Qua đó, hướng đến mục tiêu mang lại lợi ích cho tất cả mọi người.
Để quản lý chung cư hiệu quả, đội ngũ nhân sự thực hiện cần có sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm thực tiễn. Qua đó, giúp cho các chủ đầu tư khai thác và nâng cao giá trị tài sản một cách tốt nhất. Đồng thời, tạo sự tin tưởng, yên tâm cho khách hàng – cư dân sinh sống trong tòa nhà.
